Choć o ochronie sygnalistów szczególnie dużo mówiło się dotychczas głównie jesienią 2021 r., to nie znaczy, że brak wdrożenia dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. zupełnie pogrzebał ten temat. Wręcz przeciwnie. Okres wakacyjny sprzyja Ustawodawcy w tworzeniu kolejnych projektów ustawy o ochronie sygnalistów. Niedawno na stronie Rządowego Centrum Legislacji pojawiła się już czwarta wersja. Warto trzymać rękę na pulsie, ponieważ wciąż nie wiadomo kiedy właściwa ustawa wejdzie w życie i aktywuje obowiązki po stronie firm, a także jaki będzie jej ostateczny kształt.
Brak wdrożenia dyrektywy unijnej a możliwe sankcje dla państw członkowskich
Zgodnie z dyrektywą o ochronie sygnalistów, państwa członkowskie Unii Europejskiej zostały zobowiązane do wdrożenia przepisów o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa do krajowego porządku prawnego. Mimo formalnego obowiązku wdrożenia dyrektywy i stosowania jej przepisów w odniesieniu do przedsiębiorstw zatrudniających co najmniej 250 pracowników do 17 grudnia 2021 r., nadal większość krajów członkowskich nie dochowało tego terminu.
Już na początku 2022 r. Komisja Europejska zaniepokojona stanem procesu legislacyjnego w państwach członkowskich wystosowała do nich wezwania do usunięcia uchybień i implementacji dyrektywy, co zainicjowało formalne postępowanie w sprawie uchybienia zobowiązaniom.
Mając na uwadze, że ponad połowa państw członkowskich UE nie wdrożyła przepisów dotyczących ochrony sygnalistów mimo wezwania do usunięcia uchybienia, 15 lipca 2022 r. Komisja Europejska wystosowała komunikat wzywający do złożenia wyjaśnień w sprawie uchybień i braku wdrożenia odpowiedniej dyrektywy do krajowego porządku prawnego. Wśród państw członkowskich, do których wystosowano wezwanie oprócz Polski znajdują się także między innymi Niemcy, Holandia, Czechy czy Francja.
Piłka po stronie państw członkowskich
Przepisy wskazują, że państwo członkowskie ma co do zasady 2 miesiące na udzielenie odpowiedzi na pytanie Komisji Europejskiej i wskazanie informacji o stanie prac nad transpozycją dyrektywy do krajowego porządku prawnego. Można się zatem spodziewać, że prace nad ostatecznym kształtem ustawy mocno przyspieszą, ponieważ termin na złożenie odpowiedzi upłynie w połowie września 2022 r. Brak informacji zwrotnej ze strony państwa członkowskiego może spowodować skierowanie sprawy do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej a w ostateczności stwierdzenie, że państwo członkowskie naruszyło prawo UE.
Perspektywa polskiego pracodawcy
Dopóki polski ustawodawca nie implementuje do krajowego porządku prawnego dyrektywy o ochronie sygnalistów, to nie podmioty prywatne będą karane za niewdrożenie systemu ochrony sygnalistów, a co najwyżej Polska jako Państwo Członkowskie.
Jednak z drugiej strony, obowiązek stworzenia systemu ochrony sygnalistów nie ominie nikogo, kto zatrudnia ponad 50 osób (o czym w dalszej części artykułu), na tę chwilę ostateczny kształt tego systemu nie jest znany.
Ochrona sygnalistów – historia polskiego procesu legislacyjnego
Pierwszy projekt ustawy pojawił się już w październiku 2021 r., jednak z powodu swoich niedoskonałości już na etapie konsultacji został szeroko skrytykowany i poddany dalszym nowelizacjom.
Zmieniona, druga wersja projektu pojawiła się na stronie Rządowego Centrum Legislacji w połowie kwietnia 2022 r., jednak również i ona wymagał wielu poprawek.
Okres wakacyjny i naglący czas na przekazanie informacji zwrotnej do Komisji Europejskiej zaowocował najpierw trzecim, a w ostatnich dniach czwartym projektem ustawy o ochronie sygnalistów.
Projekt 4.0 – główne założenia bez zmian
Ochrona sygnalistów, czyli osób zgłaszających naruszenia prawa, nakłada na pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników szereg obowiązków, w tym m.in.:
- stworzenie regulaminu zgłoszeń naruszeń prawa;
- udostępnienia transparentnego, a jednocześnie gwarantującego anonimowość, kanału zgłoszeń;
- prowadzenia rejestru zgłoszeń i reagowania na nie poprzez wdrożenie procedur mających na celu zaniechanie naruszeń.
Niewywiązanie się z tego obowiązku może być karane karą grzywny.
Diabeł tkwi w szczegółach
Najnowsza wersja projektu ma zdecydowanie charakter porządkujący i doprecyzowujący trzecią wersję projektu, opublikowaną na początku lipca 2022 r., co daje nadzieję na rychłe zakończenie procesu legislacyjnego.
Istotne zmiany, które zostały dodane do trzeciego i czwartego projektu ustawy to m.in.:
- obowiązek przechowywania danych osobowych i pozostałych informacji w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych przez 15 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym działania następcze lub postępowania zakończone tymi działaniami zakończyły się;
- rozszerzenie zapisu dotyczącego naruszenia dóbr osobistych sygnalisty;
- wdrożenie obowiązku korzystania z procedury zgłoszenia wewnętrznego, jeżeli naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w obrębie jednostki organizacyjnej.
Utrzymano dotychczasowe regulacje w odniesieniu do definiowania naruszenia prawa, sygnalisty czy działań odwetowych.
Najbliższe dni, tygodni i miesiące…
Prawdopodobnie prace nad ostatecznym kształtem ustawy nareszcie nabiorą tempa. Zgodnie z projektem, przedsiębiorcy, którzy zatrudniają co najmniej 250 pracowników będą zobowiązani do utworzenia wewnętrznej polityki zgłaszania naruszeń prawa po upływie 2 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy.
Z uwagi na ponaglenia ze strony UE możemy spodziewać się szybkiego zakończenia procesu legislacyjnego i wdrożenia obowiązków dla przedsiębiorców. Być może przyjdzie im się zmierzyć z tym zadaniem jeszcze przed końcem 2022 r.
Stale śledzimy dla naszych Klientów najnowsze zmiany odnośnie ochrony sygnalistów. Wkrótce opiszemy nasze dotychczasowe doświadczenia procesów implementacji systemów ochrony sygnalistów.
Jeżeli potrzebują Państwo wsparcia przy wdrożeniu wewnętrznej polityki zgłaszania naruszeń prawa, nasi specjaliści Dr. jur. Jan Muszyński (radca prawny) i Aleksandra Philips są do państwa dyspozycji.
Autorzy:
Aleksandra Philips, LL.B., Specjalistka ds. podatku VAT
Dr. jur. Jan Muszyński, radca prawny
