Auch wenn der Schutz von Hinweisgebern bisher vor allem im Herbst 2021 diskutiert wurde, bedeutet dies nicht, dass die fehlende Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 das Thema vollständig begraben hat. Im Gegenteil. Die Urlaubszeit kommt dem Gesetzgeber bei der Ausarbeitung weiterer Rechtsvorschriften zum Schutz von Hinweisgebern zugute. Kürzlich wurde bereits die vierte Fassung auf der Website des Regierungslegislativzentrums veröffentlicht. Es lohnt sich, am Puls der Zeit zu bleiben, denn noch ist unklar, wann das Gesetz tatsächlich in Kraft tritt und Verpflichtungen für die Unternehmen auslöst, und wie es letztendlich aussehen wird.
Nichteinhaltung einer EU-Richtlinie und mögliche Sanktionen für die Mitgliedsstaaten
Gemäß der Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern waren die Mitgliedstaaten der Europäischen Union verpflichtet, Bestimmungen zum Schutz von Hinweisgebern in ihre nationale Rechtsordnung aufzunehmen. Trotz der formalen Verpflichtung, die Richtlinie bis zum 17. Dezember 2021 umzusetzen und ihre Bestimmungen auf Unternehmen mit mindestens 250 Beschäftigten anzuwenden, haben die meisten Mitgliedstaaten diese Frist noch nicht eingehalten.
Bereits zu Beginn des Jahres 2022 Die Europäische Kommission, die über den Stand des Gesetzgebungsverfahrens in den Mitgliedstaaten besorgt war, forderte die Mitgliedstaaten in Aufforderungsschreiben auf, die Mängel zu beheben und die Richtlinie umzusetzen, und leitete ein förmliches Vertragsverletzungsverfahren ein.
Mehr als die Hälfte der EU-Mitgliedstaaten haben trotz des Aufforderungsschreibens vom 15. Juli 2022 keine Rechtsvorschriften zum Schutz von Hinweisgebern umgesetzt. Die Europäische Kommission hat eine Mitteilung herausgegeben, in der sie zur Klärung der Unzulänglichkeiten und der Nichtumsetzung der einschlägigen Richtlinie in der nationalen Rechtsordnung auffordert. Zu den vorgeladenen Mitgliedstaaten gehören neben Polen unter anderem Deutschland, die Niederlande, die Tschechische Republik und Frankreich.
Der Ball liegt bei den Mitgliedstaaten
Die Verordnungen sehen vor, dass ein Mitgliedstaat in der Regel zwei Monate Zeit hat, um die Anfrage der Europäischen Kommission zu beantworten und den Stand der Arbeiten zur Umsetzung der Richtlinie in nationales Recht anzugeben. Es ist daher zu erwarten, dass sich die Arbeiten an der endgültigen Fassung des Gesetzes stark beschleunigen werden, da die Frist für die Einreichung einer Antwort Mitte September 2022 abläuft. Eine fehlende Rückmeldung des Mitgliedstaates kann zu einer Klage vor dem Gerichtshof der Europäischen Union führen und letztlich zu der Feststellung, dass der Mitgliedstaat gegen EU-Recht verstoßen hat.
Die Perspektive des polnischen Arbeitgebers
Solange der polnische Gesetzgeber die Whistleblower-Schutzrichtlinie nicht in nationales Recht umsetzt, werden nicht private Einrichtungen für die Nichtumsetzung eines Whistleblower-Schutzsystems bestraft, sondern allenfalls Polen als Mitgliedstaat.
Andererseits wird die Verpflichtung, ein System zum Schutz von Hinweisgebern einzurichten, nicht an denjenigen vorbeigehen, die mehr als 50 Personen beschäftigen (dazu später mehr), wobei die endgültige Form dieses Systems noch nicht bekannt ist.
Schutz von Hinweisgebern – Geschichte des polnischen Gesetzgebungsverfahrens
Der erste Entwurf des Gesetzes erschien bereits im Oktober 2021, wurde aber aufgrund seiner Unzulänglichkeiten bereits in der Konsultationsphase heftig kritisiert und erneut geändert.
Ein überarbeiteter zweiter Entwurf wurde Mitte April 2022 auf der Website des Regierungslegislativzentrums veröffentlicht, aber auch hier waren zahlreiche Änderungen erforderlich.
Die Urlaubszeit und die dringende Zeit für Rückmeldungen an die Europäische Kommission führten zunächst zu einem dritten und in den letzten Tagen zu einem vierten Entwurf des Whistleblower-Schutzgesetzes.
Entwurf 4.0 – wesentliche Punkte unverändert
Der Schutz von Hinweisgebern erlegt Arbeitgebern mit mindestens 50 Beschäftigten eine Reihe von Verpflichtungen auf, darunter:
- Schaffung von Vorschriften für die Meldung von Missständen;
- einen transparenten, aber anonymen Meldeweg zu bieten;
- Aufzeichnung der Meldungen und Reaktion darauf durch Einführung von Verfahren zur Unterbindung von Verstößen.
Die Nichtbeachtung kann mit einer Geldstrafe geahndet werden.
Der Teufel steckt im Detail
Die jüngste Version des Entwurfs ist definitiv eine Bereinigung und Präzisierung der dritten Version des Entwurfs, die Anfang Juli 2022 veröffentlicht wurde, was auf einen baldigen Abschluss des Gesetzgebungsverfahrens hoffen lässt.
Im dritten und vierten Entwurf des Gesetzentwurfs wurden unter anderem folgende wichtige Änderungen vorgenommen:
- die Verpflichtung, personenbezogene Daten und andere Informationen im Register der internen Meldungen 15 Monate nach Ende des Kalenderjahres aufzubewahren, in dem die Folgemaßnahmen oder Verfahren durch diese Maßnahmen abgeschlossen wurden;
- die Ausweitung der Bestimmung über die Verletzung der Persönlichkeitsrechte des Hinweisgebers;
- Umsetzung der Verpflichtung, das interne Meldeverfahren zu nutzen, wenn der Verstoß innerhalb der Organisationseinheit wirksam behoben werden kann.
Bestehende Regelungen zur Definition von Rechtsverstößen, Hinweisgebern oder Vergeltungsmaßnahmen wurden beibehalten.
Die nächsten Tage, Wochen und Monate….
Es ist zu erwarten, dass die Arbeiten an der endgültigen Fassung des Gesetzentwurfs endlich an Fahrt gewinnen werden. Dem Entwurf zufolge sind Unternehmen mit mindestens 250 Beschäftigten verpflichtet, zwei Monate nach Inkrafttreten des Gesetzes eine interne Hinweisgebern-Strategie zu erstellen.
Angesichts des Drängens der EU ist mit einem raschen Abschluss des Gesetzgebungsverfahrens und der Umsetzung der Verpflichtungen für Unternehmer zu rechnen. Möglicherweise müssen sie sich dieser Aufgabe noch vor Ende 2022 stellen.
Für unsere Mandanten verfolgen wir ständig die neuesten Entwicklungen im Bereich des Schutzes von Hinweisgebern. Wir werden in Kürze unsere bisherigen Erfahrungen mit der Umsetzung des Hinweisgebern-Schutzes beschreiben.
Wenn Sie Unterstützung bei der Umsetzung einer internen Hinweisgebern-Politik benötigen, stehen Ihnen unsere Spezialisten Dr. jur. Jan Muszyński (Rechtsanwalt PL) und Aleksandra Philips stehen Ihnen zur Verfügung.
Autoren:
Aleksandra Philips, LL.B., VAT-Steuerfachangestellte
Dr. jur. Jan Muszyński, Rechtsanwalt (PL)
