Od 1 stycznia 2022 r. weszły w życie zmiany w ustawie o podatku od towarów i usług, które mogą mieć istotne znaczenie dla prowadzenia rozliczeń VAT w Polsce. Zmiany dotyczą przede wszystkim nowej metody fakturowania, zasad rozliczania faktur korygujących, zasad wystawiania faktur zwykłych i korygujących.
Nowa metoda fakturowania – faktury ustrukturyzowane
Od 1 stycznia 2022 r. działa Krajowy System e-Faktur, który umożliwia stosowanie faktury ustrukturyzowanej. O pracach nad jego rozwojem informowaliśmy już Państwa na łamach naszego bloga, we wpisie „Aktualizacja założeń e-faktury”.
Faktura ustrukturyzowana to faktura w formacie XML, wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, posiadająca numer identyfikujący w systemie. W 2022 roku podatnicy mogą wybrać, czy chcą wystawiać faktury w wersji papierowej, faktury elektroniczne w formacie PDF, czy może faktury ustrukturyzowane.
Ministerstwo Finansów planuje, żeby stosowanie faktury ustrukturyzowanej było obowiązkowe już od 2023 r. Będziemy monitorować ten temat i informować Państwa na bieżąco.
Aby wystawiać faktury ustrukturyzowane, podatnik musi zaktualizować swoje oprogramowanie księgowe lub może skorzystać z bezpłatnych narzędzi, udostępnionych przez Ministerstwo Finansów.
Jeżeli Państwa dostawcy już teraz zdecydowali się na wystawianie faktur ustrukturyzowanych, powinni uzyskać do Państwa, jako od nabywców, zgodę na otrzymywanie faktur w tej formie. Nie muszą Państwo zgadzać się na otrzymywanie takich faktur. Dostawcy mogą przesyłać Państwu faktury tak jak dotychczas – w uzgodnionej wcześniej formie papierowej lub elektronicznej w formacie PDF.
Nowe zasady rozliczania faktur korygujących
Od 1 stycznia 2022 r. rozliczając faktury „in minus”, dotyczące dostawy towaru na terytorium kraju, podatnik musi stosować nowe zasady rozliczeń.
Zgodnie z nowymi przepisami, oprócz faktury korygującej, sprzedawca musi posiadać także dokumenty potwierdzające uzgodnienie warunków korekty. Musi z nich wynikać, że nabywca wie, w jakich sytuacjach dochodzi do zmiany warunków transakcji i obniżenia kwoty podatku. Warunki muszą być spełnione również w momencie dokonywania korekty.
Nowe przepisy są niejasne i nie wynika z nich, jakie dokładnie dokumenty podatnik musi posiadać dla stwierdzenia, że uzgodniono warunki dokonania korekty. Zgodnie z objaśnieniami podatkowymi, warunki dokonywania korekty można uzgodnić między innymi w:
- umowie z nabywcą;
- regulaminie sprzedaży;
- ogólnych warunkach umów;
- porozumieniach handlowych.
Na szczególną uwagę zasługuje fakt, że warunki mogą zostać uzgodnione nawet w formie korespondencji mailowej.
Jeżeli podatnik nie uzyska żadnych dokumentów warunkujących dokonanie korekty, może zastosować domniemanie akceptacji uzgodnień i spełnienia warunków korekty. Może się to stać na przykład poprzez wystawienie faktury „in minus” i wykonanie przelewu na konto nabywcy.
Z uwagi na nieprecyzyjność przepisów w tym zakresie, w praktyce zalecamy przede wszystkim przechowywanie wszelkiej korespondencji mailowej z kontrahentami dotyczącej wystawienia korekty „in minus”. Tego typu korespondencja może być pomocna na przykład w przypadku ewentualnych czynności sprawdzających Urzędu Skarbowego.
Zmiany w zasadach wystawiania faktur pierwotnych i korygujących
Nowe przepisy wydłużyły termin wystawienia faktury VAT. Faktura może zostać wystawiona nawet 60 dni przed dokonaniem dostawy towaru, wykonaniem usługi czy otrzymaniem całości lub części zapłaty. Wcześniejszy stan prawny przewidywał, ze fakturę można było wystawić tylko 30 dni przed dokonaniem jednej z tych czynności.
Od 1 stycznia 2022 r. ulegają zmianie zasady dotyczące wystawiania faktur korygujących. Zmniejsza się ilość informacji, które muszą być zawarte w treści dokumentu. Od teraz na fakturach korygujących podatnicy mogą, ale nie muszą wskazywać słów „faktura korygująca” albo „korekta”. Nie muszą wskazywać także przyczyny korekty czy daty dostawy towaru.
Nowelizacja ustawy wprowadziła nie tylko szereg uproszczeń dla podatników, lecz także stworzyła nowe wyzwania spowodowane implementacją faktur ustrukturyzowanych. Jeżeli potrzebują Państwo naszego wsparcia, zachęcamy do kontaktu z działem podatkowym naszej kancelarii.
Autorka:
Aleksandra Philips, LL.B., Specjalistka ds. podatku VAT
