Die Fernarbeit, über die wir in letzter Zeit so viel in unserem Blog geschrieben haben, ist, obwohl sie vor mehr als einer Woche in Kraft getreten ist, immer noch sehr umstritten. Neben der Verpflichtung zur Erstellung einer angemessenen Umsetzungsdokumentation stellen sich die Arbeitgeber vor allem die Frage, wie ein Pauschalbetrag für Fernarbeit festgelegt werden kann.
Neue Verpflichtungen für Arbeitgeber
Es sei daran erinnert, dass der Arbeitgeber nach den geänderten Bestimmungen des Arbeitsgesetzes dazu verpflichtet ist:
- dem Fernarbeitnehmer die für die Ausführung der Fernarbeit erforderlichen Materialien und Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen, es sei denn, die Parteien einigen sich auf die Verwendung eigener Materialien und Arbeitsmittel;
- für die Installation, Wartung und Instandhaltung der für die Fernarbeit erforderlichen Arbeitsmittel zu sorgen oder die Kosten dafür zu übernehmen;
- die Kosten für Strom und Telekommunikationsdienste zu decken, die für die Durchführung von Fernarbeit erforderlich sind.
Die vorgenannte Verpflichtung zur Kostendeckung kann durch eine Verpflichtung zur Zahlung eines Pauschalbetrags ersetzt werden, dessen Höhe den voraussichtlichen Kosten entspricht, die dem Arbeitnehmer bei der Durchführung der Fernarbeit entstehen.
Woraus kann sich der Pauschalbetrag zusammensetzen?
Daraus ergibt sich, dass der endgültige Pauschalbetrag von einem Arbeitgeber zum anderen aus unterschiedlichen Kosten bestehen kann.
Bei der Festlegung des Pauschalbetrages ist es daher wichtig, zunächst zu prüfen, wie hoch die einzelnen Kosten sein werden.
Nach dem Wortlaut der Rechtsvorschriften kann ein Pauschalbetrag folgende Kosten decken:
- Verwendung eigener Arbeitsmittel und -geräte (z. B. eigener Computer, Drucker) durch den Arbeitnehmer, wenn der Arbeitgeber die für die Fernarbeit erforderlichen Mittel und Geräte nicht zur Verfügung stellt;
- Kosten im Zusammenhang mit der Installation, der Wartung, dem Betrieb und der Instandhaltung von Arbeitsmitteln – wenn diese Kosten nicht von dem Arbeitgeber getragen werden;
- Strom- und Telekommunikationsdienste.
Beachten Sie, dass der Arbeitgeber selbst entscheidet, welche dieser Kosten in den Pauschalbetrag einfließen und welche Kosten er als Arbeitgeber selbst tragen könnte.
Die Höhe des Pauschalbetrags hängt also weitgehend davon ab, welche Kosten der Arbeitgeber in den Pauschalbetrag einbeziehen will.
Welche Parameter sollten bei der Festlegung des Pauschalbetrags berücksichtigt werden?
Bei der Festsetzung des Pauschalbetrags sollte Folgendes berücksichtigt werden:
- Verbrauchsnormen für Materialien und Arbeitsmittel;
- ihre dokumentierten Marktpreise;
- Menge des für den Arbeitgeber verwendeten Materials;
- Marktpreise für dieses Material;
- Normen für den Stromverbrauch;
- Kosten für Telekommunikationsdienste.
Darüber hinaus sehen die geänderten Rechtsvorschriften vor, dass in der Fernarbeitsregelung oder in einer Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer die Regeln für die Festsetzung der Fernarbeitspauschale festgelegt werden müssen.
Es ist daher zweifellos Aufgabe des Arbeitgebers, geeignete Unterlagen zu erstellen, um die Pauschalvergütung für Fernarbeitnehmer zu rechtfertigen. Dabei sollten nicht nur die marktüblichen Verbrauchsnormen für Materialien und Arbeitsgeräte und deren Preise berücksichtigt werden, sondern auch die durchschnittlichen Verbrauchsnormen des Arbeitgebers.
Warum ist die korrekte Bestimmung des Pauschalbetrags so wichtig?
Die korrekte Festlegung des Pauschalbetrags und der Regeln für seine Auszahlung gewährleistet mehr als:
- Einhaltung der geltenden Rechtsvorschriften;
- Transparenz und klare Regeln für Fernarbeitnehmer;
- sondern auch die Sicherheit des Arbeitgebers.
Es sei daran erinnert, dass die Zahlung eines Pauschalbetrags kein Einkommen im Sinne der Steuergesetzgebung darstellt, was bedeutet, dass der den Arbeitnehmern gewährte Pauschalbetrag von der poln. ZUS und der PIT befreit ist.
Zusammenfassung
Die Zahlung des Pauschalbetrags wirft sicherlich viele Fragen und Zweifel auf. Vielleicht liegt das daran, dass in den Medien derzeit viele Informationen über die voraussichtliche Höhe des Pauschalbetrags kursieren. Wir möchten jedoch darauf hinweisen, dass es angesichts des Wortlauts der Rechtsvorschriften unmöglich ist, einen einheitlichen Pauschalbetrag für alle Arbeitnehmer festzulegen.
Bei der Erstellung von Unterlagen zur Begründung der Höhe des Pauschalbetrags müssen nicht nur die Grundsätze für die Ermittlung der Kosten und der Bestandteile des Pauschalbetrags angemessen beschrieben werden, sondern es müssen auch die Arbeitsmittel und Materialien richtig definiert und die Verbrauchsstandards korrekt berechnet oder auf Marktstandards und -preise Bezug genommen werden. Als Kanzlei, die sich im Arbeitsrecht spezialisiert, unterstützen wir Sie gerne bei der Ermittlung der Kosten für Fernarbeit.
Autor:
Paula Staszak-Urbańska, LL.M., Rechtsanwaltsrerendarin (PL)
