Praca zdalna, o której tyle ostatnio piszemy na łamach naszego bloga, choć weszła w życie ponad tydzień temu, nadal budzi spore kontrowersje. Poza obowiązkiem przygotowania odpowiedniej dokumentacji wdrożeniowej, pracodawcy zastanawiają się przede wszystkim na tym, jak ustalić ryczałt za pracę zdalną.
Nowe obowiązki pracodawców
Przypomnijmy, że zgodnie ze znowelizowanymi przepisami Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek:
- zapewnić pracownikowi zdalnemu materiały i narzędzia pracy niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, chyba że strony ustalą korzystanie przez pracownika z własnych materiałów i narzędzi;
- zapewnić instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć koszty z tym związane;
- pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
Powyższy obowiązek pokrycia kosztów może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.
Co może składać się na kwotę ryczałtu?
Z powyższego wynika, że na ostateczną kwotę ryczałtu u poszczególnych pracodawców mogą składać się różne koszty.
Ustalając wysokość ryczałtu należy zatem w pierwszej kolejności zastanowić się, jakie będą jego koszty składowe.
Biorąc pod uwagę brzmienie przepisów ryczałt może obejmować koszty:
- korzystania przez pracownika z własnych materiałów i narzędzi pracy (np. z własnego komputera, drukarki) – jeśli pracodawca nie zapewnia narzędzi i materiałów potrzebnych do pracy zdalnej;
- związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy – jeśli koszty te nie są ponoszone przez pracodawców;
- energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych.
Pamiętajmy, że pracodawca samodzielnie podejmuje decyzję, które z tych kosztów będą częścią ryczałtu, a które koszty będzie ponosił sam jako pracodawca.
Wysokość ryczałtu jest zatem w dużej mierze uzależniona od tego, które koszty pracodawca zdecyduje się objąć kwotą ryczałtu.
Jakie parametry wziąć pod uwagę przy ustalaniu wysokości ryczałtu?
Przy ustalaniu wysokości ryczałtu należy wziąć pod uwagę w następnej kolejności:
- normy zużycia materiałów i narzędzi pracy;
- ich udokumentowane ceny rynkowe;
- ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy;
- ceny rynkowe tego materiału;
- normy zużycia energii elektrycznej;
- koszty usług telekomunikacyjnych.
Ponadto znowelizowane przepisy zakładają, że regulamin pracy zdalnej lub porozumienie z pracownikiem powinny określać zasady ustalania ryczałtu za pracę zdalną.
Niewątpliwie, obowiązkiem pracodawcy jest zatem przygotowanie odpowiedniej dokumentacji uzasadniającej wysokość ryczałtu wypłacanego pracownikom zdalnym. Powinna ona uwzględniać nie tylko rynkowe normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, a także ich ceny, ale też uśrednione normy zużycia u danego pracodawcy.
Dlaczego prawidłowe ustalenie wysokości ryczałtu jest tak ważne?
Prawidłowe ustalenie wysokości ryczałtu oraz zasad jego wypłacania zapewnia nie tylko:
- zgodność z aktualnie obowiązującymi przepisami;
- przejrzystość i jasne reguły dla pracowników zdalnych;
- ale także bezpieczeństwo pracodawcy.
Pamiętajmy, że wypłata ryczałtu nie stanowi przychodu w rozumieniu przepisów podatkowych, co tym samym oznacza, że przyznany pracownikom ryczałt zwolniony jest z ZUS i PIT.
Podsumowanie
Wypłata ryczałtu z pewnością budzi wiele pytań i wątpliwości. Może dlatego, że aktualnie w mediach pojawiają się liczne informacje na temat jego przewidywanej wysokości. Zwracamy jednak uwagę, że biorąc pod uwagę treść przepisów nie da się ustalić jednej, standardowej kwoty ryczałtu dla wszystkich.
Przy tworzeniu dokumentacji, uzasadniającej wysokość ryczałtu niezbędne jest nie tylko odpowiednie opisanie zasad ustalania kosztów i części składowych ryczałtu, ale także właściwe zdefiniowanie narzędzi pracy, materiałów, prawidłowe obliczenie norm zużycia czy odwołanie się do rynkowych norm i cen.
Jako Kancelaria specjalizująca się w prawie pracy chętnie pomożemy przejść Państwu przez proces ustalania kosztów pracy zdalnej.
Autorka:
Paula Staszak-Urbańska, LL.M., Aplikantka radcowska
