Ustawa z 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027 (Dz.U. 2022, poz. 1079, ze zm.) wprowadziła liczne zmiany w ustawie o pracowniczych planach kapitałowych (PPK) (Dz. U. 2020, poz. 1342, ze zm.) oraz w ustawie o Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) (Dz. U. 2019, poz. 1251, ze zm.). Wprowadzone z dniem 4 czerwca 2022 r. modyfikacje obejmują m.in. zmiany w zakresie terminu zapisu do PPK osoby nowo zatrudnionej, transferu środków, definicji podmiotu zatrudniającego, wpłat do PPK oraz nowe uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy (PIP).
Zatrudnianie nowego pracownika a zapis do PPK
Istotną zmianą wprowadzonej nowelizacji jest uprawnienie podmiotu zatrudniającego do zgłoszenia do PPK nowego zatrudnionego pracownika już po upływie 14 dni zatrudnienia.
Dotychczas zapis pracownika do programu możliwy był dopiero po upływie 3 miesięcy. Maksymalny czas na zapisanie nowego pracownika do PPK upływa jednak nadal 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy od zatrudnienia.
Zapisanie pracownika do PPK po upływie 14 dni zatrudnienia jest jednak prawem pracodawcy, a nie jego obowiązkiem.
Transfer oszczędności
Kolejnym elementem wprowadzonych zmian jest dzień złożenia przez nowo zatrudnionego pracownika oświadczenia o zawartych w jego imieniu umowach o prowadzenie PPK.
Wcześniej pracownik realizował ten obowiązek po upływie 3 miesięcy zatrudnienia. Obecnie, osoba nowo zatrudniona zobowiązana jest złożyć takie oświadczenie w terminie 7 dni od dnia zapisu pracownika do PPK przez pracodawcę.
Zmiana definicji podmiotu zatrudniającego
W tym zakresie wdrożone zmiany polegają na dodaniu definicji „numeru identyfikacyjnego” oraz nadaniu statusu podmiotu zatrudniającego płatnikowi składek na ubezpieczenie społeczne – w przypadku pracodawców bez numeru identyfikacyjnego.
Numerem identyfikacyjnym w rozumieniu ustawy o PPK jest aktualnie numer NIP lub REGON.
Wpłaty do PPK
W nowym brzmieniu ustawa o PPK umożliwia pracodawcom dokonywanie wpłat do PPK począwszy od dnia, w którym składki zostały naliczone i pobrane (a więc nawet w tym samym miesiącu, w którym nastąpił zapis pracownika do PPK).
Wpłata dodatkowa natomiast, podobnie jak większość pozostałych deklaracji składanych przez pracownika, obowiązuje od miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono deklarację.
Istotne zmiany zaszły również w zakresie wpłaty powitalnej (nastąpiło wydłużenie terminu o 15 dni na przekazanie wpłaty powitalnej na rachunek pracownika) oraz dopłaty rocznej. Część zmian wejdzie w życie dopiero 21 listopada 2022 r.
Nowe uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy
Od 4 czerwca 2022 r. PIP nadano możliwość przeprowadzenia kontroli m.in. w zakresie:
- przestrzegania zakazu nakłaniania pracowników do rezygnacji z udziału w programie PPK;
- zawarcia umowy o zarządzanie PPK oraz umowy o prowadzenie PPK w terminie;
- terminowego dokonywania wpłat do PPK;
- prowadzenia dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK.
Za naruszenie obowiązków wynikających z ustawy o PPK, do egzekwowania których uprawniona jest PIP, może zostać nałożona sankcja w postaci mandatu karnego w wysokości do 2000 zł grzywny.
Nie zapominajmy również o innych sankcjach przewidzianych ustawą o PPK, jak choćby kara grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń pracodawcy za brak zawarcia umowy o zarządzanie w terminie ustawowym.
Pozostałe kluczowe zmiany
- na wezwanie Polskiego Funduszu Rozwoju (PFR) zobowiązano mikroprzedsiębiorców do złożenia oświadczenia dotyczącego zwolnienia od stosowania przepisów ustawy o PPK;
- ograniczono zakres informacji przekazywanych podmiotom zatrudniającym przez instytucje finansowe;
- nadano PFR uprawnienia do wykorzystywania danych z ewidencji PPK.
O czym powinni już dziś pamiętać pracodawcy?
Przede wszystkim o zawarciu umowy o zarządzanie PPK lub weryfikacji, czy spełniają wszystkie warunki konieczne do zwolnienia z obowiązku zawarcia takiej umowy. Z wprowadzeniem programu PPK do organizacji ściśle związany jest zapis pracownika lub oświadczenie o rezygnacji – w tym wypadku pamiętajmy o bezwzględnym zakazie zniechęcania pracownika do zapisu do PPK. Wydaje się, że ten aspekt będzie teraz szczególnie weryfikowany przez PIP. Zapisać pracownika do PPK możemy już po upływie 14 dni zatrudnienia, najpóźniej jednak po 3 miesiącach. Pracodawcy powinni zwrócić również uwagę na zmiany we wpłatach do PPK – być może konieczna będzie interwencja działu księgowości.
Autorka:
Paula Staszak-Urbańska, LL.M., Aplikantka radcowska
