Zgodnie z Kodeksem pracy pracownik jest zobowiązany w szczególności dbać o dobro zakładu pracy i chronić jego mienie, co zazwyczaj dodatkowo doprecyzowane jest odpowiednimi zapisami regulaminu pracy. W praktyce oznacza to, że pracownicy już na podstawie przepisów z zakresu prawa pracy powinni m.in. informować pracodawcę o dostrzeżonych naruszeniach, szkodach wyrządzanych na jego rzecz i innych zidentyfikowanych zagrożeniach. W pewnym zakresie należy się spodziewać przepisów wzmacniających powyższy obowiązek na podstawie wdrażanej dyrektywy o ochronie sygnalistów, której problematyką zajmujemy się już od momentu jej przyjęcia. W ostatnim czasie pojawił się kolejny już projekt wspomnianej i długo wyczekiwanej ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa.
Ochrona sygnalisty – komu przysługuje
Ochrona przed działaniami odwetowymi powinna zachęcać potencjalnych zgłaszających do informowania o dostrzeżonych nadużyciach, a tym samym powodować, że pracodawcy szybciej powezmą informację o ewentualnych naruszeniach prawa, a przez to uchronią się przed ewentualnymi startami finansowymi i szkodami wizerunkowymi.
Zgodnie z projektem ustawy ochrona przysługuje sygnaliście w kontekście zgłoszeń dotyczących naruszeń prawa w zakresie m.in.
- ochrony środowiska,
- zamówień publicznych,
- bezpieczeństwa żywności,
- zdrowia publicznego,
- usług, produktów i rynków finansowych,
- przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
- bezpieczeństwa transportu,
- ochrony konsumentów oraz
- ochrony prywatności i danych osobowych.
Ponadto istnieje możliwość rozszerzenia ww. zakresu tematycznego o zgłaszanie naruszeń dotyczących obowiązujących regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, o ile zostały ustanowione na podstawie przepisów prawa i są z nimi zgodne.
Osoby podlegające ochronie w kontekście zgłoszenia naruszenia jako sygnaliści to w szczególności pracownicy, kandydaci, pracownicy tymczasowi, osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych, stażyści oraz członkowie organów osoby prawnej itd. Warto przy tym dodać, że warunkiem uzyskania ochrony sygnalisty będzie posiadanie uzasadnionych podstaw, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia informacja dotyczy interesu publicznego i jest prawdziwa w momencie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, a ponadto stanowi informację o naruszeniu prawa. Co istotne w przypadku zgłoszenia zewnętrznego tj. polegającego na przekazaniu informacji organowi publicznemu warunkiem uzyskania ochrony jest uzyskanie zaświadczenia wydawanego w terminie 30 dni od otrzymania zgłoszenia.
Możliwości dokonywania zgłoszeń
Najkorzystniejszą ścieżką dokonywania zgłoszeń z punktu widzenia pracodawców jest dokonywanie zgłoszeń wewnętrznych, dzięki którym będą mogli oni bezpośrednio przeprowadzić stosowane postępowanie wyjaśniające i od razu wdrożyć odpowiednie środki zaradcze. Co do zasady obowiązek ustanowienia wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń stosuje się w przypadku sektora prywatnego do podmiotów prawnych zatrudniających co najmniej 50 pracowników.
Pracodawcy powinni pamiętać, że poza wdrożeniem odpowiedniej procedury pracodawcy będą zobowiązani także do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych i będą administratorami zgromadzonych w nim danych osobowych.
Z kolei zgłoszeń zewnętrznych dokonuje się do organów publicznych, a w przypadku braku możliwości określania przez zgłaszającego właściwego organu publicznego zgłoszenie może być dokonane do Państwowej Inspekcji Pracy.
Trzecią opcją dokonania zgłoszenia jest ujawnienie publiczne, które polega na podaniu informacji o naruszeniu do wiadomości publicznej, co może się wiązać z potencjalnymi szkodami wizerunkowymi. W tym przypadku, aby uzyskać ochronę konieczne jest spełnienie określonych ustawą warunków.
Na czym polega ochrona sygnalisty?
Wobec zgłaszającego nie mogą być podejmowane działania odwetowe, próby lub groźby zastosowania takich działań. Ustawodawca jako przykłady takich zachowań wymienia w szczególności:
- odmowę nawiązania stosunku pracy,
- wypowiedzenie lub rozwiązanie stosunku pracy,
- niezwarcie kolejnej umowy o pracę,
- wstrzymanie awansu,
- negatywną ocenę wyników pracy,
- nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego,
- mobbing lub dyskryminację,
- naruszenie dóbr osobistych,
- niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie.
Jak wynika z powyższego katalog zachowań, które potencjalnie mogą zostać uznane za działania odwetowe jest bardzo szeroki, a cześć z wymienionych powyżej zachowań nie charakteryzuje się ściśle określonymi znamionami tak jak np. mobbing, którego definicja w świetle przepisów i bogatego orzecznictwa nie powinna budzić większych wątpliwości (w tym zakresie zapraszamy do lektury artykułu), to jednak biorąc pod uwagę powyższe wydaje się, że ciężko będzie ocenić, kiedy wstrzymanie awansu jest wynikiem dokonania zgłoszenia sygnalisty, przejściowej trudnej sytuacji pracodawcy a kiedy będzie wynikać tylko i wyłącznie z niewłaściwej postawy pracownika. Najpewniej takie sytuacje będą podlegać indywidualnej ocenie sądu, ale to do pracodawców należeć będzie odpowiednie uzasadnienie potencjalnie niekorzystnego traktowania sygnalisty. Co istotne zgodnie z przepisami to na nim będzie spoczywać ciężar dowodu, że dane postępowanie nie jest działaniem odwetowym. Oznacza to, że pracodawcy powinni ze szczególną ostrożnością podejmować wszelkie decyzje dotyczące osób zgłaszających naruszenia, a w razie potrzeby zbierać odpowiednie dowody uzasadniające podjęte działania lub zaniechania, tak aby w razie sporu nie narazić się na dotkliwe konwekcje, o których mowa poniżej.
Sankcje przewidziane projektem ustawy o sygnalistach
Za naruszenie przepisów ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa ustawodawca przewidział dość rygorystyczne konsekwencje polegające na karze grzywny, a nawet ograniczenia lub nawet pozbawienia wolności. Przykładowo osoby podejmujące wskazane powyżej działania odwetowe wobec osoby zgłaszającej lub pomagającej w dokonaniu zgłoszenia będzie podlegać karze grzywny, ograniczenia albo pozbawienia wolności do lat dwóch. W przypadku stwierdzenia, że taka osoba działa w sposób uporczywy należy liczyć się z karą pozbawienia wolności do lat 3.
Należy mieć na względzie, że karze będzie podlegać także:
- uniemożliwienie lub utrudnienie dokonania zgłoszenia,
- ujawnienie wbrew przepisom ustawy tożsamości dokonującego zgłoszenie, osoby z nim powiązanej lub pomagającej w dokonaniu zgłoszenia a także
- brak ustanowienia procedury lub jej ustanowenie z naruszeniem przepisów.
Wyzwania przed organizacjami
Chociaż póki co znana jest jedynie treść projektu ustawy to biorąc pod uwagę liczbę kwestii do ustalenia wewnątrz organizacji, pracodawcy powinni zachować w najbliższym czasie czujność i już teraz pomyśleć o wdrożeniu odpowiednich procedur. Należy mieć przy tym na względzie, że nowe przepisy spowodują nie tylko konieczność skutecznego wdrożenia odpowiedniego procesu tj. odpowiednich systemów i dokonania ustaleń logistyczno-organizacyjnych, ale także przeszkolenie personelu i przede wszystkim zdobycie zaufania pracowników, których zgłoszenia wewnętrzne pomogą zabezpieczyć interesy pracodawcy i ochronić jego wizerunek. Praktyka pokazuje, że szybkie wdrożenie środków profilaktycznych i naprawczych wewnątrz organizacji daje co do zasady najlepsze efekty i jest najbardziej pożądaną formą rozwiązywania problemów wśród pracodawców.
Do największych wyzwań stojących przed przedsiębiorcami z pewnością należeć będzie takie określenie procedury, która z jednej strony pozwoli zachować poufność i chronić tożsamość sygnalisty, zaś z drugiej strony zabezpieczy interesy organizacji zakresie podejmowania decyzji co do przyszłości pracownika, które zapadają na co dzień jak np. stosowanie środków dyscyplinujących, chwilowe wstrzymanie awansu czy też bieżące dokonywanie oceny pracy.
Skuteczna procedura uchroni organizację
Prawidłowe funkcjonowanie procesu zgłaszania naruszeń leży przede wszystkim w interesie organizacji, a biorąc pod uwagę dotkliwe sankcje, które będą dotyczyły osób fizycznych także jej przedstawicieli i pracowników podejmujących kluczowe decyzje.
Chociaż jak wskazano na samym początku już na podstawie przepisów prawa pracy pracownicy winni zgłaszać nieprawidłowości w trosce o dobro zakładu pracy to jednak w praktyce zdarza się to relatywnie rzadko. W tym zakresie wdrożenie stosowanych procedur zapewniających poufność i ochronę stosunku pracy, a także uświadomienie personelu poprzez szkolenia i kampanie informacyjne powinno zmienić dotychczasowe podejście.
Autorzy:
Maria Aleksiejak, Aplikantka radcowska
Dr. jur. Jan Muszyński, Radca prawny
