Do grudnia 2021 r. w mediach wiele mówiło się o nadchodzącym, upływającym i wreszcie przekroczonym terminie uchwalenia polskiej ustawy o ochronie sygnalistów. W tym wpisie nie będę analizował kolejnej wersji projektu ustawy, zrobiliśmy to wspólnie z Aleksandrą Philips we wpisie „Ostateczna wersja ustawy o ochronie sygnalistów coraz bliżej?”. Zamiast tego, z przyjemnością podzielę się doświadczeniem i przemyśleniami z przeprowadzonego przez nas wdrożenia systemu ochrony sygnalistów.
Dawno, dawno temu…
Był rok 2019, 23 października. Choć nie pamiętam jaka była pogoda, tego właśnie dnia została uchwalona dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa w Unii (Dyrektywa 2019/1937). Dyrektywa o ochronie sygnalistów, bo tak ją potocznie nazwano, obowiązuje i jest jednym z tych aktów prawa unijnego wywołujących spore zainteresowanie, nie tylko wśród prawników.
Czy, i kogo wiąże dyrektywa?
O dyrektywie zrobiło się szczególnie głośno zeszłej zimy. Pod koniec 2021 r. Polsce upłynął termin na uchwalenie ustawy o ochronie sygnalistów. No i właśnie wtedy pojawiły się pytania, czy dyrektywa nas wiąże?
Będę jednak precyzyjny. Co znaczy „nas”? Pytali nasi Klienci, pracodawcy. W końcu, nic nie motywuje do działania tak jak dead line, a tutaj dead line został nawet przekroczony! Widać było zainteresowanie tematem, a raczej chęcią uniknięcia kar. Uspokajaliśmy wtedy, że dyrektywa nie stawia pracodawcom żadnych wymagań… na tamten moment. Termin przespał co najwyżej polski ustawodawca, ale nie pracodawcy, o czym wspominałem na LinkedIn.
Przezorni, działali już wcześniej
Informacja o braku wiążącego terminu powodowała wyraźną ulgę. To zrozumiałe, choć była to ulga na krótką metę. Wiemy w końcu jedno: pracodawcy zatrudniający powyżej co najmniej 50 pracowników będą musieli wdrożyć tzw. ochronę sygnalistów – prędzej czy później. Pierwsi będą ci najwięksi, zatrudniający co najmniej 250 osób, potem ci mniejsi, ale co się odwlecze to nie uciecze. I mam w tym miejscu na myśli perspektywę kilku miesięcy w stosunku do tych dużych, a w stosunku do tych mniejszych – kilkunastu miesięcy.
Już zimą 2021/2022 znaleźli się jednak przezorni pracodawcy, którzy zdecydowali się wdrożyć ochronę sygnalistów w swoich firmach. Moim zdaniem, to słuszne podejście, prokrastynacja i krótkie terminy oczywiście motywują, ale ostatecznie są często źródłem niepotrzebnego stresu.
Wdrożenie systemu ochrony sygnalistów – doświadczenia i przemyślenia z „pierwszej ręki”
W jednej z obsługiwanych przez nas firm produkujących tekstylia właściciele podeszli do tematu bardzo poważnie. Niezależnie od braku terminu wejścia w życie przepisów o ochronie sygnalistów, postanowili działać i poprosili nas o pomoc.
Lubię projekty wdrożeniowe, ponieważ kryje się za nimi proces, algorytm, trzeba to jakoś rozpocząć, rozplanować, określić cel i dążyć do jego realizacji. Tak właśnie jest przy wdrożeniach ochrony sygnalistów.
Start projektu wdrożeniowego
Wdrożenie rozpoczęliśmy od rozmowy. Na początek spotkaliśmy się z działem kadr i managerami, żeby zbadać i poznać ich potrzeby. Zapytaliśmy:
- czego spodziewają się po tym systemie?
- jak go rozumieją?
- jakie widzą zagrożenia?
Następnie, wspólnie nakreśliliśmy w jakich obszarach mogą pojawić się ew. zgłoszenia naruszeń prawa w ich organizacji.
To był moment, w którym projekt zaczął nabierać kształtów i wypełniać się treściami. Pracodawcy znają swoje bolączki i chcą sobie z nimi radzić. System ochrony sygnalistów ma im w tym w założeniu pomóc.
Istota systemu ochrony sygnalistów
I tu jest clou sprawy: to nie musi być tylko realizacja przykrego obowiązku, bo ktoś wymaga, żeby pracownik mógł poufnie złożyć „donos”. Takie podejście nie kończy się tym, że materiały wdrożeniowe lądują w szufladzie, nikt nie rozumie o co w nich chodzi, a wszyscy boją się, że a nuż ktoś zdobędzie się na to by napisać o jakiejś nieprawidłowości.
Podejściem, które staram się zawsze przedstawić klientom opiera się na wskazaniu, że za pomocą:
- poufnego;
- bezpiecznego;
- łatwego w obsłudze;
- i wbrew pozorom taniego narzędzia;
mogą mieć lepszy wgląd w to co dzieje się w firmie. A jak, kto woli inną terminologię, to można dodać, że będzie miał większa kontrolę nad tym co się dzieje w jego organizacji.
Znaczenie właściwej diagnozy potrzeb klienta
W zasadzie ten początkowy etap jest najważniejszy. Trzeba rozpoznać potrzeby:
- jedni mają pewne ryzyka związane z działalnością w obszarze pracowniczym;
- inni – ryzyka dotyczące ochrony środowiska;
- a jeszcze inni w obszarze rachunkowości.
Choć każda firma jest inna, projektowy schemat działania jest jednak podobny.
Krok pierwszy
Najpierw sprawdzamy potrzeby, potem demonstrujemy w jaki sposób powinien działać kanał do zgłoszeń.
W tym zakresie współpracujemy z wiodącym dostawcą oprogramowania Whistleblower Software (whistleblowersoftware.com), który oferuje gotowe rozwiązanie, które pracodawca może na przykład wrzucić na swoją stronę internetową, albo wskazywać swoim pracownikom w formie kodu QR, albo przekazywać im w inny sposób. Sky is the limit, jeśli chodzi o kreatywność (na ten temat mam już w planie kolejny materiał na bloga).
Krok drugi
Kolejnym krokiem jest wypracowanie regulaminu zgłoszeń. Postrzegam to jako tworzenie schematu postępowania ze zgłoszeniem, jako rodzaj algorytmu, który pozwoli zespołowi zajmującemu się oceną zgłoszeń sygnalistów działać krok po kroku.
Punktem wyjścia jest pytanie: „Wpływa zgłoszenie, co dalej robię?”
- sprawdzam jego prawdziwość;
- ustalam, w jaki sposób i których narzędzi użyć;
- decyduję, z kim współpracować aby jak najszybciej dotrzeć do sedna problemu.
Temu właśnie służy regulamin, który przygotowujemy dla naszych klientów. To proces w którym rozmawiamy z osobami mającymi obsługiwać zgłoszenia, szkolimy i dajemy praktyczne wskazówki.
Krok trzeci
Na końcu jest „go live” – wciskamy zielony guzik (w wyobraźni) i system rusza.
Różnie ustalamy współpracę z naszymi klientami. Z reguły klienci sami tworzą zespoły weryfikujące zgłoszenia. My również doradzamy i pomagamy w ich badaniu.
Jednak, to czy system będzie prawidłowo działać zależy w dużej mierze do samych użytkowników. Jeśli będzie naprawdę używany, a nie wyląduje jako kolejna procedura w szufladzie, to z pewnością będzie naprawdę przydatny.
Zamiast zakończenia
U niektórych system wprowadza pewien niepokój – pojawia się pytanie „A co będzie jak ktoś (naprawdę) coś zgłosi?” Zawsze odpowiadam, no to super, że zgłosi, o to właśnie chodzi. Problem nie wychodzi na zewnątrz, sygnalista chce go rozwiązać wewnątrz organizacji. Jak w regulaminie – ze zgłoszeniem trzeba się zapoznać i ustalić dalsze kroki, postępować zgodnie z algorytmem.
Dla uspokojenia – ogromna większość spraw trafiających do systemu to błahostki, czasem nawet sprawy dotyczące nie naruszeń prawa, a kwestii zupełnie innych. Zdarza się, że system bywa traktowany jako skrzynka „skarg i wniosków”’. Trzeba wówczas umiejętnie i cierpliwie wytłumaczyć zgłaszającemu, jakie jest przeznaczenie systemu ochrony sygnalistów, i wskazać mu gdzie / do kogo może raportować inne kwestie.
Wdrożenie ochrony sygnalistów w firmie, nie musi być przykrym obowiązkiem. Tego rodzaju projekty to jedne z moich ulubionych spraw. Uczę się przy tym dużo o działaniu i specyfice różnych branż i przekazuję moją wiedzę klientom. Zachęcam do kontaktu i rozmowy – chętnie podzielę się praktycznym doświadczeniem w zakresie ochrony sygnalistów.
Autor:
Dr. jur. Jan Muszyński, radca prawny
