Am 1. Januar 2022 traten die Änderungen des Umsatzsteuergesetzes in Kraft, die erhebliche Auswirkungen auf die Durchführung von Umsatzsteuerabrechnungen in Polen haben können. Die Änderungen betreffen vor allem, die neue Methode der Rechnungsstellung, die Regeln für die Abrechnung von Korrekturrechnungen, Regeln für die Ausstellung von Primär- und Korrekturrechnungen.
Neue Rechnungsstellungsmethode – strukturierte Rechnungen
Seit dem 1. Januar 2022 ist das nationale System für elektronische Rechnungen, das die Verwendung strukturierter Rechnungen ermöglicht, einsatzbereit. Wir haben Sie bereits in unserem Blog in dem Beitrag „Aktualisierung der Annahmen für e-Rechnungen“ über die Arbeit an seiner Entwicklung informiert.
Eine strukturierte Rechnung ist eine Rechnung im XML-Format, die über das nationale System für elektronische Rechnungen ausgestellt wird und mit einer Identifikationsnummer im System versehen ist. Im Jahr 2022 können die Steuerzahler wählen, ob sie Papierrechnungen, elektronische Rechnungen im PDF-Format oder vielleicht strukturierte Rechnungen ausstellen wollen.
Das Finanzministerium plant, die Verwendung einer strukturierten Rechnung ab 2023 zur Pflicht zu machen. Wir werden dieses Thema verfolgen und Sie auf dem Laufenden halten.
Um strukturierte Rechnungen ausstellen zu können, müssen die Steuerzahler ihre Buchhaltungssoftware aktualisieren oder können die vom Finanzministerium kostenlos zur Verfügung gestellten Tools nutzen.
Wenn Ihre Lieferanten bereits beschlossen haben, strukturierte Rechnungen auszustellen, sollten sie von Ihnen als Käufer die Zustimmung einholen, Rechnungen in dieser Form zu erhalten. Sie müssen nicht zustimmen, solche Rechnungen zu erhalten. Die Lieferanten können Ihnen die Rechnungen wie bisher übermitteln – in vorher vereinbarter Papierform oder elektronisch im PDF-Format.
Neue Regeln für die Abrechnung von Korrekturrechnungen
Seit dem 1. Januar 2022 muss der Steuerzahler bei der Abrechnung von Korrekturrechnungen „in Minus“, die sich auf die Lieferung von Waren im Inland beziehen, neue Abrechnungsmethoden beachten.
Nach den neuen Vorschriften muss der Verkäufer neben der Korrekturrechnung auch über Dokumente verfügen, die bestätigen, dass die Bedingungen der Korrektur vereinbart wurden. Aus diesen Unterlagen muss hervorgehen, dass der Käufer sich der Situationen bewusst ist, in denen die Bedingungen des Geschäfts geändert werden und der Steuerbetrag reduziert wird. Die Bedingungen müssen auch zum Zeitpunkt der Korrektur erfüllt sein.
Die neuen Bestimmungen sind unklar, und es geht aus ihnen nicht hervor, welche Unterlagen der Steuerpflichtige vorlegen muss, um nachzuweisen, dass die Bedingungen für die Korrektur vereinbart wurden. Nach den steuerlichen Erläuterungen können die Bedingungen für die Korrektur u.a. vereinbart werden in:
- einem Vertrag mit dem Käufer;
- Verkaufsbedingungen;
- Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Verträge;
- Handelsvereinbarungen.
Besonders erwähnenswert ist die Tatsache, dass die Bedingungen auch in Form einer E-Mail-Korrespondenz vereinbart werden können.
Erhält der Steuerpflichtige keine die Berichtigung bedingenden Unterlagen, kann er eine Vermutung für die Annahme der Vereinbarungen und die Erfüllung der Berichtigungsbedingungen anstellen. Dies kann z.B. durch die Ausstellung einer Korrekturrechnung „in Minus“ und die Überweisung auf das Bankkonto des Käufers geschehen.
Aufgrund der unklaren Regelungen in diesem Bereich empfiehlt es sich in der Praxis, zunächst den gesamten E-Mail-Verkehr mit den Kontrahenten über die Erteilung von Minuskorrekturen aufzubewahren. Diese Art von Korrespondenz kann z.B. bei einer möglichen Nachprüfung durch das Finanzamt hilfreich sein.
Änderungen der Vorschriften für die Ausstellung von primären Rechnungen und Rechnungskorrekturen
Die neuen Vorschriften haben die Frist für die Ausstellung von Rechnungen für die Umsatzsteuer verlängert. Eine Rechnung kann sogar 60 Tage vor der Lieferung von Waren, der Erbringung einer Dienstleistung oder dem Eingang einer vollständigen oder teilweisen Zahlung ausgestellt werden. Die bisherige Rechtslage sah vor, dass eine Rechnung nur 30 Tage vor einer dieser Tätigkeiten ausgestellt werden konnte.
Seit dem 1. Januar 2022 haben sich die Regeln für die Ausstellung von Korrekturrechnungen geändert. Der Umfang der Informationen, die im Inhalt des Dokuments enthalten sein müssen, wird reduziert. Steuerpflichtige können, müssen aber nicht mehr die Worte „Korrekturrechnung“ oder „Korrektur“ auf Korrekturrechnungen angeben. Sie müssen auch nicht den Grund für die Korrektur oder das Datum der Warenlieferung angeben.
Das geänderte Gesetz hat nicht nur eine Reihe von Vereinfachungen für die Steuerpflichtigen gebracht, sondern auch neue Herausforderungen durch die Einführung strukturierter Rechnungen geschaffen. Wenn Sie unsere Unterstützung benötigen, zögern Sie bitte nicht, die Steuerabteilung unserer Kanzlei zu kontaktieren.
Autor:
Aleksandra Philips, LL.B., VAT-Steuerfachangestellte
