Jak wspominaliśmy w poprzednich wpisach, początek 2023 roku upływa pod znakiem jednej z największych nowelizacji w prawie pracy od kilku lat. Niezwykle intrygującym wszystkie podmioty stosunku pracy jest wprowadzona ustawą nowelizującą Kodeks pracy możliwość wykonywania pracy w ramach pracy zdalnej, w związku z którą pojawia się wiele praktycznych pytań, jak na przykład – w jakich okolicznościach pracodawca może odmówić pracownikowi wykonywania pracy zdalnej, na które odpowiadamy w poniższym wpisie.
Kto może złożyć wiążący wniosek o pracę zdalną?
Nowo dodany art. 6719 §6 Kodeksu pracy określa krąg podmiotów, które mogą złożyć do pracodawcy wiążący wniosek o wykonywanie pracy zdalnej. Należą do niego m.in.:
- pracownica będąca w ciąży,
- pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
- pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności (w tym dziecka, które ukończyło 18. rok życia).
Warto zauważyć, iż katalog podmiotów wskazany w przepisie ma charakter zamknięty, co oznacza, iż tylko wskazani w jego treści pracownicy będą uprawnieni do złożenia pracodawcy wiążącego wniosku o wykonywanie pracy zdalnej. Złożenie wniosku zobowiązuje pracodawcę do jego uwzględniania.
Kiedy pracodawca może odmówić pracy zdalnej?
Możliwość odmowy uwzględnienia wniosku o udzielenie pracy zdalnej pracownikowi musi mieć podstawę w braku możliwości wykonywania przez niego pracy zdalnej bądź to z uwagi na:
- organizację pracy lub,
- rodzaj pracy wykonywanej przez danego pracownika.
O odmowie uwzględnienia wniosku i jej przyczynie pracodawca zobowiązany jest poinformować pracownika w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wskazanego wniosku przez pracownika.
Dlaczego odmowa może być utrudniona?
Kiedy pracodawca po rozpatrzeniu wniosku pracownika podejmie decyzję o odmówieniu pracownikowi pracy zdalnej, będzie musiał każdorazowo zastanowić się nie tylko nad tym, czy w przypadku danego pracownika możliwe będzie zastosowanie którejkolwiek z przesłanek uprawniającej do odmowy wniosku, ale także nad zasadnością powołania się na daną przesłankę wobec konkretnego pracownika.
Biorąc pod uwagę spore nadzieje, związane z pracą zdalną wśród pracowników, należy liczyć się z tym, że ewentualna odmowa pracodawcy może spowodować:
- poczucie napięcia bądź niesprawiedliwości;
- nieporozumienia w zakresie przyczyny odmowy wniosku o pracę zdalną;
- problemy organizacyjne po stronie pracodawcy;
- brak stałej kadry pracowniczej.
Przesłanki rodzaju pracy oraz organizacji pracy mogą być interpretowane bardzo szeroko, dlatego nieuwzględnienie przez pracodawcę wniosku pracownika może skończyć się nawet kontrolą Państwowej Inspekcji Pracy (PIP).
Kiedy możemy mieć do czynienia z uzasadnioną odmową pracy zdalnej?
Z pewnością pracodawca nieposiadający odpowiedniej dokumentacji pracy zdalnej – pomimo formalnego obowiązku wdrożeniowego – nie będzie uprawniony do odmowy udzielenia pracownikowi pracy zdalnej z uwagi na przesłankę braku organizacji pracy z powołaniem na brak wprowadzenia stosownej dokumentacji, ponieważ:
- niewypełnianie ustawowych obowiązków pracodawcy nie może być podstawą odmowy pracy zdalnej pracownikowi;
- możliwość pracy zdalnej przysługuje w określonych wypadkach na mocy przepisów Kodeksu pracy.
Co więc może być w określonych przypadkach przyczyną odmowy? W naszej ocenie może to być na przykład:
- praca w dziale produkcyjnym, wymagającym obsługi maszyn (przesłanka rodzaju pracy);
- praca w jednoosobowym sekretariacie, z koniecznością ciągłej obsługi telefonu oraz przyjmowania klientów biura (przesłanka organizacji pracy).
Szczególnie problematyczna wydaje się odmowa pracy zdalnej pracownikom biurowym. Już teraz pojawiają się głosy, że nawet praca pracowników działu HR pozwala co do zasady na wykonywanie obowiązków służbowych na odległość.
Podsumowanie
Wprowadzane pracy zdalnej do Kodeksu pracy, na której wprowadzenie pracodawcy oraz pracownicy czekali od kilku lat, a nad którą prace legislacyjne przyspieszyły z uwagi na pandemię COVID-19, miało ułatwić obydwu stronom stosunku pracy wykreowanie sposobu wykonywania pracy zdalnie bez większych wątpliwości co do ustawowych możliwości.
Choć o ostatecznym kształcie i brzmieniu przepisów dyskutowano długo, w naszej ocenie wątpliwości praktycznych odnośnie do pracy zdalnej nie brakuje, choćby w przypadku, gdy pracodawca nie chce przychylić się do wniosku pracownika o pracę zdalną.
Niewątpliwie, aktualne brzmienie przepisów nakazuje rozważne traktowanie każdego wniosku pracownika o pracę zdalną. Naszą rekomendacją jest przede wszystkim brak pochopnego działania – każdorazowo warto rozważyć, czy w danym przypadku jako pracodawca nie możemy zastosować wobec pracownika choćby częściowej pracy zdalnej. Wyjście naprzeciw oczekiwaniom pracowników w tym zakresie, z pewnością pozytywnie wpłynie na atmosferę i efektywność wykonywanej przez nich pracy.
Autorzy:
Paula Staszak-Urbańska, LL.M., Aplikantka radcowska
Mateusz Turowski, Aplikant radcowski
