2023 rok to rok zmian w Kodeksie pracy. Najważniejszymi z nich są wprowadzone do polskiego porządku prawnego zapisy o pracy zdalnej oraz kontroli trzeźwości, które zostały uchwalone nowelizacją z 13 stycznia 2023 r., podpisane przez Prezydenta RP 27 stycznia 2023 r. Nowelizacja dotycząca kontroli trzeźwości wejdzie w życie 2 tygodnie po jej ogłoszeniu w Dzienniku Ustaw, z kolei nowelizacja dotycząca pracy zdalnej – w ciągu 2 miesięcy od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. Koniecznych do wprowadzenia zmian będzie sporo, warto przygotować się z wyprzedzeniem.
Praca zdalna – co należy wiedzieć?
Uregulowanie pracy zdalnej w polskim Kodeksie pracy oznacza możliwość jej wykonywania przez pracowników całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą.
Sama praca zdalna będzie się odbywać w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Na jakim etapie zatrudnienia można będzie wprowadzić pracę zdalną?
Pracodawca będzie mógł się porozumieć z pracownikami co do wprowadzenia pracy zdalnej:
- przy zawieraniu umowy o pracę,
- w trakcie zatrudnienia – z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika.
Rodzaje pracy zdalnej
Nowelizacja przewiduje kilka typów pracy zdalnej:
- praca zdalna całkowita lub praca zdalna częściowa, wprowadzona w formie regulaminu pracy zdalnej lub porozumienia z pracownikiem;
- praca zdalna na polecenie pracodawcy – w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej;
- praca zdalna okazjonalna – w wymiarze do 24 dni w ciągu roku kalendarzowego, na wniosek pracownika.
Obligatoryjna praca zdalna
W niektórych przypadkach wprowadzenie pracy zdalnej może okazać się dla pracodawcy obligatoryjne.
Uwzględnienie wniosku pracownika o pracę zdalną będzie obowiązkowe m.in. w przypadku pracownic w ciąży oraz pracowników wychowujących dziecko do 4. roku życia. Odmowa uwzględnienia wniosku przez pracodawcę musi być uzasadniona rodzajem pracy lub jej organizacją.
Jakie obowiązki czekają pracodawców w związku z pracą zdalną?
Pracodawców, którzy już teraz chętnie stosują pracę zdalną w swoich organizacjach, czeka szereg obowiązków wynikających z ustawy, polegających m.in. na:
- przygotowaniu odpowiedniej dokumentacji wdrożeniowej (regulamin pracy zdalnej, procedura ochrony danych osobowych, uzupełnienie oceny ryzyka zawodowego);
- zebranie odpowiednich oświadczeń pracowników;
- prawidłowe wyliczenie kosztów pracy zdalnej oraz odpowiadającej tym kosztom wysokości ryczałtu lub ekwiwalentu za pracę zdalną.
ABC kontroli trzeźwości – co warto wiedzieć?
Uregulowanie kontroli trzeźwości w Kodeksie pracy oznacza możliwość przeprowadzenia jej przez pracodawcę wśród pracowników na terenie zakładu pracy. Co więcej, takie badanie będzie mogło być przeprowadzone zarówno na obecność alkoholu, jak i innych środków działających podobnie do alkoholu (środków odurzających).
Obowiązki pracodawcy związane z kontrolą trzeźwości
Warto pamiętać, że przed wprowadzeniem kontroli trzeźwości na terenie zakładu pracy pracodawca musi podjąć szereg czynności, uzasadniających swoje działanie, w tym m.in.:
- uzasadnienie wprowadzenia takiej kontroli koniecznością zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników, a także ochrony mienia w zakładzie pracy;
- poinformowanie pracowników o kontroli trzeźwości co najmniej na 2 tygodnie przed terminem jej wprowadzenia;
- przed dopuszczeniem do pracy pracowników pracodawca będzie musiał poinformować pracownika o wprowadzeniu kontroli trzeźwości – informacja przekazana w postaci papierowej lub elektronicznej będzie musiała objąć sposób przeprowadzenia kontroli, rodzaj urządzenia wykorzystywanego do kontroli, czas i częstotliwość jej przeprowadzenia;
- kontrola trzeźwości niewymagająca badań laboratoryjnych będzie mogła odbywać się tylko przy wykorzystaniu analizatorów wydechu posiadających ważny dokument potwierdzający jego kalibrację lub wzorcowanie, polegające na posiadanym przez urządzenie akredytację Polskiego Centrum Akredytacyjnego;
- zmiana regulaminu pracy bądź obwieszczenia (gdy pracodawca nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy).
Kiedy będzie mogła być zbadana trzeźwość u pracownika?
Ustawodawca przewidział, że trzeźwość u pracownika będzie mogła być zbadana w sytuacji, gdy:
- zachodzi uzasadnione podejrzenie, że pracownik stawił się w pracy pod wpływem alkoholu;
- pracownik pił alkohol w pracy;
- poprzez prewencyjną kontrolę trzeźwości wobec pracowników, których praca stwarza zagrożenie dla życia i zdrowia pracowników lub innych osób oraz mienia.
Działania pracodawcy po przeprowadzonej kontroli
Pracodawca musi pamiętać, iż z każdego badania trzeźwości przeprowadzonego w zakładzie pracy wskazującego na stan co najmniej po użyciu alkoholu, pracodawca jest zobowiązany sporządzić protokół.
W przypadku wyniku wskazującego na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości dane pracownika poddanego kontroli przechowywane są w aktach osobowych pracownika przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania.
Powyższe przepisy kontroli trzeźwości wejdą w życie w lutym 2023 r. W związku z powyższym już teraz konieczne jest podjęcie działań przez pracodawców w kwestii wprowadzenia zmian w regulaminie pracy bądź w obwieszczeniu obowiązującym w zakładzie pracy. W związku z powyższym zachęcamy do kontaktu z naszą Kancelarią, która zajmuje się między innymi kompleksową obsługą spółek w zakresie prawa pracy.
A w planach jest już kolejna nowelizacja Kodeksu pracy w zakresie work life balance, którą już w wkrótce będziemy analizowali na łamach bloga.
Autorzy:
Paula Staszak-Urbańska, LL.M., Aplikantka radcowska
Radosław Jastrzębski, Aplikant radcowski
