Nowe zasady bhp po roku od wprowadzenia pracy zdalnej do Kodeksu pracy

Po ponad 20 latach doczekaliśmy się zmian w zakresie minimalnych wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe. Mowa o Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, zmienionego Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 18 października 2023 r. (dalej: rozporządzenie).

Nic dziwnego, że ustawodawca zdecydował się na ten krok. W końcu praca przy monitorach ekranowych staje się coraz bardziej powszechna, a wprowadzone w ubiegłym roku regulacje dotyczące pracy zdalnej jedynie wzmocniły potrzebę wprowadzenia regulacji normujących zasady bhp na stanowiskach wyposażonych w komputery, pozwalając tym samym – przynajmniej w niewielkim zakresie – eliminować zagrożenia związane z pracą siedzącą.

Stanowisko pracy – o czym muszą pamiętać pracodawcy?

Nowa definicja stanowiska pracy wyposażonego w monitory ekranowe zakłada kilka podstawowych elementów, o których pracodawca musi pamiętać przy zatrudnianiu pracowników biurowych.

Od 17 maja 2024 r. stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę przy pomocy komputera musi składać się co najmniej z:

• wyposażenia podstawowego, w tym monitora ekranowego, klawiatury, myszy lub innych urządzeń wejściowych, oprogramowania z interfejsem dla użytkownika;
• krzesła i stołu;
• opcjonalnego wyposażenia dodatkowego, w tym stacji dysków, drukarki, skanera, uchwytu na dokumenty, podnóżka.

Pamiętajmy przy tym, że przepisy rozporządzenia mają zastosowanie jedynie do pracowników, którzy użytkują w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Obowiązek zapewnienia szkieł kontaktowych

Nowe zapisy wprowadzają obowiązek zapewnienia pracownikom nie tylko okularów korekcyjnych, ale też – alternatywnie – szkieł kontaktowych, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeśli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy z monitorem ekranowym.

W praktyce przyjmuje się, że wybór metody korekcji wzroku będzie uzależniony od rekomendacji lekarza.

Stacjonarny monitor ekranowy lub podstawka

Stanowiska pracy wyposażone w tzw. systemy przenośne (czyli m.in. laptopy), przeznaczone do użytkowania co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy pracownika, powinny być od teraz wyposażone dodatkowo w:

• stacjonarny monitor ekranowy lub
• podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika,
• dodatkową klawiaturę i mysz.

Zmiany do rozporządzenia zawierają dodatkowe wymagania, jakie powinien spełniać monitor ekranowy, w tym wymagania dotyczące jego ustawienia.

Wymagania w zakresie klawiatury, stołu, powierzchni roboczej oraz krzesła

Nowe brzmienie rozporządzenia znosi część wymogów dotyczących klawiatury, wprowadzając zasadę, zgodnie z którą:

• konstrukcja klawiatury powinna umożliwiać użytkownikowi przyjęcie pozycji, która nie powodowałaby zmęczenia mięśni kończyn górnych podczas pracy,
• powierzchnia klawiatury powinna być matowa, a znaki na klawiaturze powinny być kontrastowe i czytelne.

Uproszczone zostały również zasady odnoszące się do stołu, powierzchni roboczej i krzesła. Nowy załącznik do rozporządzenia zakłada, że konstrukcja stołu i powierzchnia robocza powinny umożliwiać ergonomiczne ustawienie elementów wyposażenia stanowiska pracy, w tym zróżnicowaną wysokość ustawienia monitora ekranowego i klawiatury, regulując dodatkowo minimalne odległości w tym zakresie.

Co ciekawe, ustawodawca zrezygnował z określenia barwy blatu stołu, która dotychczas musiała byś jasna. Aktualnie rozporządzenie przewiduje jedynie, że powierzchnia blatu stołu powinna być matowa.

Bez większych zmian pozostały natomiast regulacje dotyczące krzesła – zmieniony załącznik do rozporządzenia wskazuje w dalszym ciągu szereg minimalnych wymogów, jakie powinno spełniać krzesło pracownika.

Podnóżek i uchwyt na dokumenty na życzenie pracownika

Przepisy rozporządzenia zmieniającego przewidują, że na życzenie pracownika stanowisko pracy należy wyposażyć w podnóżek oraz uchwyt na dokumenty.

Nowe wymagania nie przewidują jednak regulacji podnóżka, w tym w zakresie jego wysokości.

Uproszczenie dotychczasowych wymogów?

Nowe przepisy nie odwołują się już do wielu pozostałych, dotychczas obowiązujących parametrów, w tym m.in. w zakresie odległości między monitorami ekranowymi, kontroli jakości pracy czy wilgotności powietrza w pomieszczeniach pracy.

Konieczność aktualizacji dokumentacji pracy zdalnej

Nowe zapisy rozporządzenia, choć oceniane pozytywnie, niosą ze sobą konieczność aktualizacji dokumentacji dotyczącej pracy zdalnej.

Pamiętajmy bowiem, że omawiane zasady dotyczą zarówno pracowników pracujących stacjonarnie, jak i pracowników zdalnych.

Informacja o zasadach bhp w trakcie pracy zdalnej, będąca jednym z nieodzownych dokumentów składających się na pakiet regulacji wprowadzających pracę zdalną w organizacji, stała się od 17 maja br. częściowo nieaktualna, co wymusza na pracodawcach podjęcie odpowiednich działań.

Podsumowanie

Zmiany obowiązujące od 17 maja br. zawierają z jednej strony odpowiedź na potrzebę uregulowania rozwiązań prawno-technicznych stosowanych przy pracy biurowej, z drugiej strony pozostawiają pracodawcom dużo większą elastyczność w wyposażaniu stanowisk pracy.

Rezygnacja z wymogów dotychczas obowiązujących i wprowadzenie częściowo nowych, można powiedzieć – uproszczonych zasad, wydaje się dobrym kierunkiem zmian. Mając na względzie obowiązującą od roku pracę zdalną oraz potrzebę praktycznego, realnego podejścia pracodawców i pracowników do wyposażenia własnych stanowisk pracy, na tle aktualnie obowiązującego rozporządzenia wydaje się to o wiele łatwiejsze.

Co istotne, zmiana rozporządzenia wymaga zmiany dokumentacji wewnątrzzakładowej i dopasowania jej – w szczególności w zakresie pracy zdalnej – do nowych przepisów. Nasz Zespół chętnie pomoże Państwu w tym zadaniu.

Autorka:
Paula Staszak-Urbańska, LL.M., Aplikantka radcowska