Monitoring wizyjny w miejscu pracy: szansa na bezpieczny nadzór czy duże wyzwanie?

W dynamicznym środowisku biznesowym, w dobie cyfryzacji i pędzącego postępu technologicznego, pracodawcy coraz częściej sięgają po różne narzędzia, mające na celu zwiększenie efektywności i zapewnienie bezpieczeństwa w miejscu pracy. Jednym z takich środków jest monitoring, który z technicznego punktu widzenia może obejmować zarówno nagrywanie obrazu (monitoring wizyjny), jak i dźwięku. Chociaż te technologie mogą przynieść wiele korzyści dla zakładu pracy, istotne jest, aby pracodawcy byli świadomi wymogów związanych z ich stosowaniem.

Nieograniczone prawo do prywatności?

Pracownik ma prawo do ochrony swojej prywatności, zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym, w szczególności w kontekście przetwarzania jego danych osobowych. Prawo to może doznać jednak w określonych sytuacjach ograniczeń. Jednym z takich ograniczeń jest wprowadzenie monitoringu wizyjnego przez pracodawcę. Decydując się na ten krok pracodawca powinien w pierwszej kolejności dokładnie przemyśleć, czy monitorowanie jest niezbędne, a także wprowadzić odpowiednie procedury wymagane przez polskiego ustawodawcę.

Kiedy monitoring jest dozwolony?

Zarówno przepisy Kodeksu pracy, jak i rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z 27.04.2016 r. (ogólne rozporządzenie o ochronie danych; RODO), jasno określają możliwość zastosowania monitoringu wizyjnego (obrazowego), wykluczając tym samym stosowanie urządzeń nagrywających dźwięk w zakładzie pracy.

Pracodawca może co prawda wprowadzić monitoring wizyjny, ale tylko w określonych celach, takich jak:

• ochrona bezpieczeństwa pracowników,
• ochrona mienia,
• kontrola produkcji,
• utrzymanie tajemnicy przedsiębiorstwa, której ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Co więcej, uzasadnieniem dla zastosowania w zakładzie pracy monitoringu wizyjnego musi być jednoczesne spełnienie trzech zasad:

• niezbędności – monitoring wizyjny jest niezbędną metodą zabezpieczającą wymienione wyżej cele;
• ochrony godności i dóbr osobistych pracownika – co do zasady niedopuszczalnym jest zamontowanie kamer w miejscach takich jak szatnie, stołówki, sanitariaty czy palarnie;
• wolności i niezależności związków zawodowych – nie ma możliwości montażu monitoringu w pomieszczeniach udostępnionych zakładowej organizacji związkowej.

Jak wprowadzić monitoring wizyjny?

Pracodawca musi w pierwszej kolejności ustalić:

• zakres,
• cel,
• sposób zastosowania monitoringu,

w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu.

Kolejnym krokiem jest poinformowanie pracowników na piśmie o wprowadzeniu monitoringu, i to minimum na dwa tygodnie przed uruchomieniem monitoringu wizyjnego.

Pomieszczenia, w których stosowany jest monitoring wizyjny, powinny być w wyraźny sposób oznaczone jako monitorowane.

Przechowywanie danych

Nagrania obrazu z kamer mogą być przechowywane wyłącznie przez okres niezbędny do celów przetwarzania tych danych, jednak nie dłużej niż trzy miesiące od dnia nagrania. Wyjątkiem od tego jest jedynie sytuacja, w której nagrania stanowią lub mogą stanowić dowód w postępowaniu sądowym.

Sankcje i odpowiedzialność

Naruszenie przez pracodawcę przepisów o monitoringu wizyjnym może nieść ze sobą nie tylko sankcje przewidziane w Kodeksie pracy, ale też sankcje z rozporządzenia RODO czy ustawy o ochronie danych osobowych. Ponadto, w sytuacji naruszenia dóbr osobistych pracownika, ten może dochodzić roszczeń przed sądem na podstawie Kodeksu cywilnego.

Podsumowanie

Monitorowanie wizyjne w miejscu pracy to narzędzie o dużym potencjale, ale jednocześnie niosące ze sobą ryzyko naruszenia praw pracowników. Dlatego ważne jest, aby pracodawcy podeszli do tego zagadnienia z należytą ostrożnością i zawsze przestrzegali obowiązujących przepisów, respektując prywatność i godność swoich pracowników. Rzetelne opracowanie polityki monitorowania wizyjnego pozwoli uniknąć potencjalnych problemów i zachować równowagę między prawami pracodawcy a prywatnością pracowników.

Jeśli są Państwo zainteresowani tematyką zapewnienia bezpieczeństwa swojej organizacji poprzez monitoring wizyjny, nasza Kancelaria z chęcią wesprze Państwa w skutecznym wdrożeniu polityki monitoringu i odpowie na wszelkie pytania lub wątpliwości.

Autorka:
Zofia Kwiatkowska, Asystentka radców prawnych