W dynamicznym środowisku biznesowym, w dobie cyfryzacji i pędzącego postępu technologicznego, pracodawcy coraz częściej sięgają po różne narzędzia, mające na celu zwiększenie efektywności i zapewnienie bezpieczeństwa w miejscu pracy. Jednym z takich środków jest monitoring, który z technicznego punktu widzenia może obejmować zarówno nagrywanie obrazu (monitoring wizyjny), jak i dźwięku. Chociaż te technologie mogą przynieść wiele korzyści dla zakładu pracy, istotne jest, aby pracodawcy byli świadomi wymogów związanych z ich stosowaniem.
Nieograniczone prawo do prywatności?
Pracownik ma prawo do ochrony swojej prywatności, zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym, w szczególności w kontekście przetwarzania jego danych osobowych. Prawo to może doznać jednak w określonych sytuacjach ograniczeń. Jednym z takich ograniczeń jest wprowadzenie monitoringu wizyjnego przez pracodawcę. Decydując się na ten krok pracodawca powinien w pierwszej kolejności dokładnie przemyśleć, czy monitorowanie jest niezbędne, a także wprowadzić odpowiednie procedury wymagane przez polskiego ustawodawcę.
Kiedy monitoring jest dozwolony?
Zarówno przepisy Kodeksu pracy, jak i rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z 27.04.2016 r. (ogólne rozporządzenie o ochronie danych; RODO), jasno określają możliwość zastosowania monitoringu wizyjnego (obrazowego), wykluczając tym samym stosowanie urządzeń nagrywających dźwięk w zakładzie pracy.
Pracodawca może co prawda wprowadzić monitoring wizyjny, ale tylko w określonych celach, takich jak:
- ochrona bezpieczeństwa pracowników,
- ochrona mienia,
- kontrola produkcji,
- utrzymanie tajemnicy przedsiębiorstwa, której ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Co więcej, uzasadnieniem dla zastosowania w zakładzie pracy monitoringu wizyjnego musi być jednoczesne spełnienie trzech zasad:
- niezbędności – monitoring wizyjny jest niezbędną metodą zabezpieczającą wymienione wyżej cele;
- ochrony godności i dóbr osobistych pracownika – co do zasady niedopuszczalnym jest zamontowanie kamer w miejscach takich jak szatnie, stołówki, sanitariaty czy palarnie;
- wolności i niezależności związków zawodowych – nie ma możliwości montażu monitoringu w pomieszczeniach udostępnionych zakładowej organizacji związkowej.
Jak wprowadzić monitoring wizyjny?
Pracodawca musi w pierwszej kolejności ustalić:
- zakres,
- cel,
- sposób zastosowania monitoringu,
w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu.
Kolejnym krokiem jest poinformowanie pracowników na piśmie o wprowadzeniu monitoringu, i to minimum na dwa tygodnie przed uruchomieniem monitoringu wizyjnego.
Pomieszczenia, w których stosowany jest monitoring wizyjny, powinny być w wyraźny sposób oznaczone jako monitorowane.
Przechowywanie danych
Nagrania obrazu z kamer mogą być przechowywane wyłącznie przez okres niezbędny do celów przetwarzania tych danych, jednak nie dłużej niż trzy miesiące od dnia nagrania. Wyjątkiem od tego jest jedynie sytuacja, w której nagrania stanowią lub mogą stanowić dowód w postępowaniu sądowym.
Sankcje i odpowiedzialność
Naruszenie przez pracodawcę przepisów o monitoringu wizyjnym może nieść ze sobą nie tylko sankcje przewidziane w Kodeksie pracy, ale też sankcje z rozporządzenia RODO czy ustawy o ochronie danych osobowych. Ponadto, w sytuacji naruszenia dóbr osobistych pracownika, ten może dochodzić roszczeń przed sądem na podstawie Kodeksu cywilnego.
Podsumowanie
Monitorowanie wizyjne w miejscu pracy to narzędzie o dużym potencjale, ale jednocześnie niosące ze sobą ryzyko naruszenia praw pracowników. Dlatego ważne jest, aby pracodawcy podeszli do tego zagadnienia z należytą ostrożnością i zawsze przestrzegali obowiązujących przepisów, respektując prywatność i godność swoich pracowników. Rzetelne opracowanie polityki monitorowania wizyjnego pozwoli uniknąć potencjalnych problemów i zachować równowagę między prawami pracodawcy a prywatnością pracowników.
Jeśli są Państwo zainteresowani tematyką zapewnienia bezpieczeństwa swojej organizacji poprzez monitoring wizyjny, nasza Kancelaria z chęcią wesprze Państwa w skutecznym wdrożeniu polityki monitoringu i odpowie na wszelkie pytania lub wątpliwości.
Autorka:
Zofia Kwiatkowska, Asystentka radców prawnych
