Podczas przeprowadzania procesu rekrutacji pracodawca chce uzyskać jak najwięcej informacji na temat kandydatów, tak by podjąć właściwą decyzję co do zatrudnienia. Weryfikacja danych kandydatów jest zatem nieodłącznym elementem rekrutacji, ale jak daleko można się posunąć w tym procesie?
Kwestia danych, jakie mogą być przetwarzane od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, została wskazana w art. 22 (1) Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tj. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 z późn. zm.; dalej: ,,Kodeks Pracy”) i należą do nich:
- imię (imiona) i nazwisko;
- data urodzenia;
- dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
- wykształcenie;
- kwalifikacje zawodowe;
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Warto podkreślić, że dane dotyczące wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu zatrudnienia mogą być wymagane przez pracodawcę wyłącznie, gdy ich pozyskanie jest niezbędne do wykonywania prac określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
Granice weryfikacji
Jak wskazano w sporządzonej przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych publikacji ,,Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla Pracodawców”, wyliczone w art. 22 (1) Kodeku Pracy dane osobowe kandydata powinny być przez pracodawców traktowane jako wyłączne dane, które mogą być przez nich przetwarzane, zgodnie z zasadą minimalizmu przetwarzania danych osobowych zawartą w art. 5 ust 1 lit. C Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych; Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. Zm.; dalej: ,,RODO”).
Sytuacja kreuje się jednak odmiennie, jeżeli kandydat sam zdecyduje się na wskazanie dodatkowych informacji w CV lub liście motywacyjnym. Stosownie do treści art. 22 (1a) Kodeksu Pracy, podstawę przetwarzania przez pracodawcę na potrzeby procesu rekrutacji innych danych osobowych niż te podstawowe wymienione wyżej może stanowić bowiem zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie, o ile spełnia ona przesłanki opisane w Rozporządzeniu RODO.
A co z weryfikacją danych kandydata u osoby trzeciej?
Częstą praktyką w procesie rekrutacji jest podjęcie telefonicznego kontaktu z byłym pracodawcą kandydata. Należy podkreślić, że od strony prawnej podejmowanie takich działań bez zgody kandydata może zostać uznane za naruszenie dóbr osobistych kandydata oraz naruszenie zasad właściwego przetwarzania danych osobowych.
Bardziej rygorystyczne stanowisko w tym zakresie prezentuje Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, wskazując, że pozyskiwanie informacji o kandydacie od byłego pracodawcy jest niedopuszczalne, choćby z własnej woli przedstawił on referencje od poprzednich pracodawców. Zgodnie z tą interpretacją, podczas procesu rekrutacji wyłącznym źródłem informacji na temat kandydata powinien być on sam.
Podobne stanowiska podziela również Naczelny Sąd Administracyjny, który w wyroku z 01.12.2009 r., sygn. akt I OSK 249/09 podnosi, że uznanie faktu wyrażenia zgody pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych w zakresie szerszym niż wskazany w art. 22 (1) Kodeksu Pracy za okoliczność legalizującą pobieranie tych danych przez pracodawcę stanowiłoby naruszenie przepisów Kodeku Cywilnego.
Dyskryminacja w procesie rekrutacji?
Niezwykle delikatną kwestię może stanowić również sama rozmowa rekrutacyjna. Przepisy i praktyka są w tej kwestii jednoznaczne – powinna ona dotyczyć wyłącznie kwestii zawodowych, a wszelkie wykroczenia poza ten zakres mogą nosić znamiona ujętej w art. 18 (3a) Kodeksu pracy dyskryminacji. Pytania kierowane do kandydata, dotykające jego spraw osobistych, mogą nieść za sobą dla pracodawcy daleko idące konsekwencje, w tym ryzyko postępowania sądowego. Do kwestii, których tytułem przykładu pracodawcy nie powinni poruszać podczas rozmowy kwalifikacyjnej, należą między innymi pytania o:
- wyznania religijne;
- poglądy polityczne;
- stan zdrowia;
- nałogi;
- stan rodzinny;
- plany osobiste;
- orientację seksualną;
- karalność kandydata (z włączeniami znajdującymi się w przepisach szczególnych).
Orzecznictwo w tym zakresie również pozostaje jednolite, wskazując przykładowo, że Pracownica podejmująca zatrudnienie nie ma obowiązku ujawnienia faktu pozostawania w ciąży, jeżeli praca, jaką zamierza podjąć, nie jest niedozwolona z uwagi na ochronę macierzyństwa (wyrok Sądu Najwyższego z 17.04.2007 r., sygn. akt I UK 324/06).
Podsumowanie
Weryfikacja danych kandydatów jest nieodzownym elementem procesu rekrutacji, ale musi być przeprowadzana w sposób zgodny z prawem. Pomimo, że wizja pobrania dodatkowych danych na temat osoby ubiegającej się o stanowisko może pomóc w podjęciu lepszej decyzji w kwestii zatrudnienia, trzeba mieć na względzie kwestie właściwego przetwarzania danych oraz nienaruszenia dóbr osobistych kandydata. Prowadząc rekrutację należy skupić się wyłącznie na danych, które są istotne dla danego stanowiska i nie wykraczają poza kodeksowe regulacje. Każdorazowo, przed przetworzeniem nowych danych osobowych, warto przeprowadzić test równowagi pomiędzy interesami pracodawcy, a interesami i prawami kandydata. Pamiętając o zasadach właściwego przeprowadzania rekrutacji pracodawcy chronią prawa kandydatów, budując przy tym zaufanie i pozytywny wizerunek organizacji na rynku pracy.
Autorka:
Zofia Kwiatkowska, Prawniczka
