Bei der Durchführung des Einstellungsverfahrens möchte der Arbeitgeber so viele Informationen wie möglich über die Bewerber erhalten, um die richtige Entscheidung über die Einstellung zu treffen. Die Überprüfung von Bewerberdaten ist daher ein wesentlicher Bestandteil des Einstellungsverfahrens, aber wie weit darf dieser Prozess gehen?
Die Daten, die von einem Bewerber für eine Beschäftigung verarbeitet werden dürfen, sind in Artikel 22 (1) des polnischen Arbeitsgesetzbuchs vom 26. Juni 1974 (d.h. Gesetzblatt von 2023, Punkt 1465, in der geänderten Fassung; im Folgenden: „Arbeitsgesetzbuch“) aufgeführt und umfassen:
- Vorname(n) und Nachname;
- das Geburtsdatum;
- Kontaktdaten, die von dieser Person angegeben werden;
- Ausbildung;
- berufliche Qualifikationen;
- früheren Beschäftigungsverlauf.
Es ist zu betonen, dass der Arbeitgeber Daten über Ausbildung, berufliche Qualifikationen und Beschäftigungsgeschichte nur dann anfordern darf, wenn ihre Erfassung für die Ausübung einer bestimmten Art von Arbeit oder Position erforderlich ist.
Grenzen der Überprüfung
Wie in der Veröffentlichung des Präsidenten des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten, „Schutz personenbezogener Daten am Arbeitsplatz. Ein Leitfaden für Arbeitgeber“, sollten die in Artikel 22 Absatz 1 des Arbeitsgesetzes aufgeführten personenbezogenen Daten des Bewerbers von den Arbeitgebern als die einzigen Daten behandelt werden, die von ihnen verarbeitet werden dürfen, im Einklang mit dem Grundsatz des Minimalismus bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, der in Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe C der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Allgemeine Datenschutzverordnung; ABl. EU. L. von 2016. Nr. 119, S. 1 in der geänderten Fassung; im Folgenden: ,, DSGVO“).
Anders verhält es sich jedoch, wenn der Bewerber selbst beschließt, zusätzliche Informationen im Lebenslauf oder im Anschreiben anzugeben. Gemäß Artikel 22 (1a) des Arbeitsgesetzbuchs kann die Grundlage für die Verarbeitung anderer personenbezogener Daten als der oben aufgeführten Basisdaten durch den Arbeitgeber für die Zwecke des Einstellungsverfahrens die Einwilligung der Person sein, die sich um eine Beschäftigung bewirbt, sofern sie die in der DSGVO beschriebenen Voraussetzungen erfüllt.
Wie verhält es sich mit der Überprüfung der Daten des Bewerbers durch einen Dritten?
Eine gängige Praxis im Rahmen des Einstellungsverfahrens ist die telefonische Kontaktaufnahme mit dem früheren Arbeitgeber des Bewerbers. Es sei darauf hingewiesen, dass ein solches Vorgehen ohne die Zustimmung des Bewerbers aus rechtlicher Sicht als Verletzung der Persönlichkeitsrechte des Bewerbers und als Verstoß gegen die Grundsätze der ordnungsgemäßen Verarbeitung personenbezogener Daten betrachtet werden kann.
Der Präsident des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten nimmt in dieser Hinsicht eine strengere Haltung ein und weist darauf hin, dass die Einholung von Informationen über den Bewerber beim früheren Arbeitgeber nicht zulässig ist, selbst wenn der Bewerber freiwillig Referenzen von früheren Arbeitgebern vorgelegt hat. Nach dieser Auslegung sollte während des Einstellungsverfahrens die einzige Quelle für Informationen über den Bewerber der Bewerber selbst sein.
Eine ähnliche Auffassung vertritt auch das Oberste Verwaltungsgericht, das in seinem Urteil vom 01.12.2009, Aktenzeichen I OSK 249/09, die Auffassung vertritt, dass die Anerkennung der Zustimmung des Arbeitnehmers zur Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten in einem weiteren als dem in Artikel 22 Absatz 1 des Arbeitsgesetzes genannten Umfang als ein Umstand, der die Erhebung dieser Daten durch den Arbeitgeber legalisiert, einen Verstoß gegen die Bestimmungen des Zivilgesetzbuches darstellen würde.
Diskriminierung im Einstellungsprozess?
Auch das Einstellungsgespräch selbst kann ein äußerst heikles Thema sein. Die Vorschriften und die Praxis sind in diesem Punkt eindeutig – es darf sich nur auf berufliche Fragen beziehen, und jede Überschreitung dieses Rahmens kann den Tatbestand der Diskriminierung gemäß Artikel 18 (3a) des Arbeitsgesetzes erfüllen. An einen Bewerber gerichtete Fragen, die seine persönlichen Angelegenheiten betreffen, können für den Arbeitgeber weitreichende Folgen haben, einschließlich des Risikos eines Gerichtsverfahrens. Zu den Themen, die von Arbeitgebern während eines Vorstellungsgesprächs nicht angesprochen werden sollten, gehören beispielsweise Fragen über:
- religiösen Überzeugungen;
- politische Ansichten;
- Gesundheitszustand;
- Süchte;
- Familienstand;
- persönliche Pläne;
- sexuelle Orientierung;
- das Vorstrafenregister des Bewerbers (mit Einschlüssen in Sonderbestimmungen).
Auch die Rechtsprechung ist in dieser Hinsicht kohärent und besagt beispielsweise, dass eine Arbeitnehmerin, die eine Beschäftigung aufnimmt, nicht verpflichtet ist, ihre Schwangerschaft offenzulegen, wenn die Arbeit, die sie aufnehmen möchte, nicht aus Gründen des Mutterschutzes verboten ist (Urteil des Obersten Gerichtshofs vom 17.04.2007, Az. I UK 324/06).
Zusammenfassung
Die Überprüfung der Daten von Bewerbern ist ein unverzichtbarer Bestandteil des Einstellungsverfahrens, sie muss jedoch auf rechtmäßige Weise erfolgen. Auch wenn die Vorstellung, zusätzliche Daten über einen Bewerber zu sammeln, dazu beitragen kann, eine bessere Einstellungsentscheidung zu treffen, muss man die Fragen der ordnungsgemäßen Datenverarbeitung und der Nichtverletzung der Persönlichkeitsrechte des Bewerbers im Auge behalten.
Bei der Rekrutierung ist es wichtig, sich nur auf Daten zu konzentrieren, die für die Stelle relevant sind und nicht über die Vorschriften des Kodex hinausgehen. Wann immer neue personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist es ratsam, eine Abwägung zwischen den Interessen des Arbeitgebers und den Interessen und Rechten des Bewerbers vorzunehmen. Wenn der Arbeitgeber die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Einstellung beachtet, schützt er die Rechte der Bewerber und schafft gleichzeitig Vertrauen und ein positives Image der Organisation auf dem Arbeitsmarkt.
Autor:
Zofia Kwiatkowska, Juristin