Biała lista podatników VAT – skuteczne narzędzie do weryfikacji kontrahentów

Biała lista to wyszukiwarka działająca z powodzeniem od 2019 r. Nieznajomość przepisów dotyczących jej funkcjonowania może skutkować nałożeniem sankcji, dlatego warto poznać sposób działania tego rejestru.

Czym jest biała lista?

Biała lista to wykaz podmiotów:

• zarejestrowanych,
• niezarejestrowanych,
• oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT.

Wykaz prowadzony jest przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) w postaci elektronicznej pod tym adresem: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka, i pomaga szybko i skutecznie:

• zweryfikować status kontrahentów,
• sprawdzić podstawę odmowy ich rejestracji;
• zweryfikować podstawę wykreślenia ich z rejestru.

Jakie dane znajdziemy w ramach Białej listy?

Rejestr zawiera następujące dane:

• firmę (nazwę) lub imię i nazwisko;
• numer NIP, jeżeli został przyznany;
• status podmiotu;
• numer REGON, o ile został nadany;
• numer KRS, o ile został nadany;
• adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną;
• adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres miejsca zamieszkania, w przypadku nieposiadania stałego miejsca prowadzenia działalności – w odniesieniu do osoby fizycznej;
• imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery NIP;
• imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery NIP;
• imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer NIP;
• daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
• podstawę prawną odpowiednio odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
• numery rachunków bankowych.

Sprawdzenie Białej listy przed dokonaniem płatności uchroni przed nieprzyjemnymi konsekwencjami

Istotną kwestią dla każdego podmiotu, będącego nabywcą powinno być sprawdzenie rachunków bankowych kontrahenta znajdujących się na białej liście.

Od 1 stycznia 2020 r., wprowadzono bowiem sankcje za wpłatę w odniesieniu do transakcji przekraczających 15 000 zł na rachunek kontrahenta, który nie widnieje w dostępnym wykazie. W przypadku płatności na taki rachunek podatnik:

• traci możliwość zaliczenia zapłaconej kwoty do kosztów uzyskania przychodu,
• ponosi ryzyko odpowiedzialności wraz ze swoim kontrahentem za powstałe zaległości podatkowe, jeśli nie zapłaci należnego podatku od transakcji.

Furtka dla niefrasobliwych

Na szczęście ustawodawca przewidział możliwość zawiadomienia urzędu skarbowego o dokonaniu płatności na niewłaściwy rachunek bankowy. Aby uniknąć konsekwencji takiej płatności, podatnik VAT lub jego pełnomocnik w ciągu 7 dni od dnia dokonania przelewu składa odpowiednie zawiadomienie przez formularz ZAW-NR. Na czas trwania zagrożenia epidemicznego COVID-19 przedłużono termin na złożenie zawiadomienia do 14 dni.

Dlaczego warto trzymać rękę na pulsie?

Bieżące monitorowanie białej listy to gwarancja zachowania należytej staranności w transakcjach biznesowych. Jeżeli jednak zdarzyło się państwu dokonać płatności na rachunek bankowy, niezgłoszony w wykazie, zachęcamy do kontaktu z działem VAT naszej kancelarii, który odpowie na wszystkie państwa pytania i pomoże w przygotowaniu odpowiednich dokumentów do Urzędu Skarbowego.

Autorzy:
Aleksandra Philips, LL.B., Specjalistka ds. podatku VAT
Maciej Gryka, Młodszy konsultant ds. podatkowych