Worauf sollten Steuerpflichtige bei der Anordnung einer Betriebsprüfung durch eine Steuerbehörde achten?

Die Steuerpflichtigen haben Angst nach dem Erhalt des Schreibens vom Finanzamt über die Absicht, eine Betriebsprüfung vorzunehmen. In der Tat ist eine Betriebsprüfung ein Verfahren, das weit über den Umfang von Prüfungstätigkeiten hinausgeht, wobei die Steuerbehörde in der Regel die Rechtzeitigkeit und Korrektheit von eingereichten Erklärungen und gezahlter Steuer überprüft.

Der Umfang einer Betriebsprüfung ist viel breiter und umfasst die Überprüfung, ob die Steuerpflichtigen ihre Verpflichtungen aus dem materiellen Steuerrecht erfüllen. Eine so weit gefasste Definition des Zwecks einer Betriebsprüfung und die viel schwerwiegenden Folgen der im Prüfungsprotokoll festgestellten Unregelmäßigkeiten sollten die Steuerpflichtigen motivieren, sorgfältig zu prüfen, ob die Steuerbehörde alle Voraussetzungen für die Anordnung der Prüfung erfüllt hat, insbesondere in der Anfangsphase. Steuerpflichtige sind auch über die Möglichkeit besorgt, eine Betriebsprüfung seit dem 24. Juni 2020 auf dem elektronischem Weg vorzunehmen. In diesem Artikel werden die wichtigsten Voraussetzungen für die Anordnung einer Betriebsprüfung synthetisch dargestellt.

Bescheid über die Absicht eine Betriebsprüfung anzuordnen

Bevor eine Steuerbehörde Maßnahmen im Zusammenhang mit einer Betriebsprüfung ergreift, ist sie verpflichtet, die Steuerpflichtigen über ihre Absicht, die Betriebsprüfung vorzunehmen, zu informieren. Der Bescheid im Formblatt ZAW-K soll alle nach der Abgabenordnung erforderliche Angaben enthalten:

Bezeichnung der Behörde;
Datum und Ort der Ausgabe der Benachrichtigung;
Bezeichnung der kontrollierten Person;
Hinweis auf den Umfang der Betriebskontrolle;
Belehrung über das Recht, eine Korrektur einzureichen;
Unterschrift des Zustellungsbevollmächtigten.

Obwohl die Behörde in diesem Stadium selten Fehler macht, sollten alle Elemente der obigen Liste befolgt werden. Wurde der Bescheid dem Steuerpflichtigen nicht zugestellt oder umfasst nicht die oben genannten Informationen, kann der Steuerpflichtige gemäß dem Unternehmergesetz innerhalb von 3 Arbeitstagen ab dem Tag, an dem die Betriebsprüfung angeordnet wurde, oder ab dem Tag, an dem die Voraussetzungen für die Einlegung eines Einspruchs eingetreten sind, bei der Steuerbehörde Einspruch erheben. Darüber hinaus können Beweise, die im Rahmen einer Betriebsprüfung unter Verletzung des Unternehmergesetzes und anderen Vorschriften erhoben wurden, kein Beweismittel in einem Verwaltungs-, Steuer-, Straf- oder Finanzstrafverfahren darstellen.

Die Steuerbehörde beginnt die Betriebsprüfung frühestens nach 7 Tagen und spätestens nach 30 Tagen ab Zustellung der Mitteilung an den Steuerpflichtigen. Die Anordnung der Betriebsprüfung vor Ablauf von 7 Tagen ist möglich, jedoch nur mit Zustimmung oder auf Antrag des zu prüfenden Steuerpflichtigen.

Es ist zu beachten, dass der Steuerpflichtige in der Zeit vom Erhalt des Bescheids bis zum Beginn der Betriebsprüfung seine Steuerabrechnungen korrigieren kann, mit Ausnahme der Unanwendbarkeit des um 50% reduzierten Steuerzinssatzes.

Recht des Finanzamtes auf unangekündigte Betriebsprüfung

Es gibt Voraussetzungen, unter denen das Finanzamt eine Betriebsprüfung ohne Vorankündigung anordnen kann. Zum Beispiel:

Feststellung der Rechtmäßigkeit der Erstattung der Steuerdifferenz oder der Vorsteuer im Sinne der Vorschriften über die Steuer auf Waren und Dienstleistungen. Diese Bestimmung gilt sowohl für den Antrag auf Steuererstattung als auch für die dem Steuerpflichtigen erstattete Steuer;
Anordnung einer Betriebsprüfung auf Ersuchen der Behörde, die ein Ermittlungsverfahren wegen einer Steuerstraftat oder -ordnungswidrigkeit führt;
Anordnung einer Betriebsprüfung auf der Grundlage von Informationen, die gemäß den Rechtsvorschriften zur Bekämpfung von Geldwäsche (AML) und Terrorismusfinanzierung erhalten wurden;
Verdacht der Besteuerung von Einkünften, die durch die offenbarten Einkunftsquellen nicht gedeckt sind;
Verdacht auf unterlassene Anzeige der wirtschaftlichen Tätigkeit.

Die Behörde sieht auch davon ab, dem Steuerpflichtigen einen Bescheid zuzustellen, wenn ein Steuerpflichtiger:

in Polen wegen der Begehung folgender Straftaten rechtskräftig verurteilt wurde: Steuerstraftat, Straftat gegen den wirtschaftlichen Umsatz, Straftat nach dem Gesetz über die Rechnungslegung oder Straftat der Behinderung der Betriebsprüfung;
im Vollstreckungsverfahren haftet;
keinen Wohnsitz oder Sitz hat oder die Zustellung von Briefen erschwert oder unmöglich war.

Kenntnis/Vermutung der Behörde vom Sachverhalt, der den Verzicht auf die Zustellung des Bescheids rechtfertigt

Die Prüfungsbehörde ist verpflichtet, den Steuerpflichtigen über jeden Fall der fehlenden Ankündigung der Absicht, eine Betriebsprüfung vorzunehmen, im Prüfungsprotokoll zu informieren. Das bedeutet, dass eine mündliche Begründung der fehlenden Ankündigung unzulässig ist. Die Finanzbehörde sollte neben der Rechtsgrundlage für den Verzicht auf die Zustellung des Bescheids auch die Umstände anführen, die eine solche Entscheidung rechtfertigen. Bei einigen der oben genannten Voraussetzungen, d.h. bei der Vornahme einer Betriebsprüfung in Bezug auf die Umsatzsteuererstattung oder bei einer Betriebsprüfung auf Antrag eines Finanzamtes, das ein Vorverfahren für eine Straf- oder Steuerstraftat durchführt, hat die Behörde Kenntnis von den Tatsachen, die den Verzicht auf die Benachrichtigung des Steuerpflichtigen über die Betriebsprüfung rechtfertigen.

Die Voraussetzungen, wie z.B. Ausweisung von Einkünften aus nicht offenbarten Einkunftsquellen oder der Verdacht, dass die kontrollierte Person die Geschäftstätigkeit nicht angemeldet hat, beruhen nur auf einem begründeten Verdacht der Behörde, dass der Steuerpflichtige die oben genannten Verstöße begangen hat. Dieser Verdacht, sollte unbedingt im Rahmen einer Betriebsprüfung bestätigt werden.

Interessanterweise kann die Steuerbehörde auch davon absehen, dem Steuerpflichtigen mitzuteilen, dass der Umfang der Betriebsprüfung auf andere Zeiträume ausgedehnt wurde, wenn während der laufenden Betriebsprüfung Unregelmäßigkeiten festgestellt wurden.

Betriebsprüfung „auf Ausweis“

Eine Steuerbehörde veranlasst eine Betriebsprüfung auf der Grundlage des Ausweises, wenn die Prüfungshandlungen erforderlich sind, um die Begehung einer Steuerstraftat oder eines Steuervergehens zu verhindern oder um Beweise dafür zu sichern. Dem Steuerpflichtigen, bei dem auf diese Weise eine Betriebsprüfung angeordnet wurde, ist verpflichtet, innerhalb von 3 Arbeitstagen ab dem Tag der Einleitung des Prüfungsverfahrens eine Ermächtigung zur Durchführung der Prüfung erteilt werden. Die Entscheidung, eine Betriebsprüfung mittels eines amtlichen Ausweises einzuleiten, wird bei Verdacht auf die Begehung einer Steuerstraftat in Form von Steuerhinterziehung oder Steuerbetrug getroffen. Leider wird diese Prämisse von den Finanzbehörden missbraucht, zumal es schwierig ist, die Vorbeugung eines Steuervergehens in Bezug auf vergangene Zeiträume zu begründen.

Persönliche Ermächtigung zur Durchführung einer Betriebsprüfung

Eine persönliche Ermächtigung zur Durchführung einer Betriebsprüfung sollte unbedingt die folgenden Elemente enthalten:

Bezeichnung der Behörde, Datum und Ort der Ausstellung;
Angabe der Rechtsgrundlage;
Vor- und Nachname desPrüfers;
Nummer des amtlichen Ausweises des Kontrollbeamten;
Bezeichnung der geprüften Person;
Festlegung des Prüfumfangs;
Datum des Beginns und voraussichtliches Endes der Betriebsprüfung;
Unterschrift des Vollmachtgebers mit Angabe der eingenommenen Position oder Funktion;
Belehrung über die Rechte und Pflichten der kontrollierten Person, die sich aus den Bestimmungen dieses Abschnitts ergeben;
Angabe von Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Verordnung 2016/679.

Das Fehlen eines der oben genannten Elemente macht es unmöglich, eine Betriebsprüfung einzuleiten. Es ist sehr wichtiges Vorbehalt für Steuerpflichtige. Besondere Aufmerksamkeit sollte dem genauen Anfangsdatum und dem voraussichtlichen Enddatum gewidmet werden, da es an diesen Informationen oft in der Ermächtigung fehlt.

Anordnung einer Betriebsprüfung

Die Betriebsprüfung beginnt mit der Aushändigung einer Prüfungsermächtigung an den Steuerpflichtigen und der Vorlage eines amtlichen Ausweises eines Mitarbeiters der Steuerbehörde.Die Betriebsprüfung kann an einem vom Steuerpflichtigen mit der Steuerbehörde vereinbarten Ort, am Sitz des Steuerpflichtigen, am Ort der Geschäftstätigkeit oder am Sitz der Steuerbehörde erfolgen. Ist der Steuerpflichtige abwesend, wird er von der Steuerbehörde aufgefordert, um innerhalb von 7 Tagen am Sitz der Steuerbehörde zu erscheinen. Läuft diese Frist ab, so gilt die Betriebsprüfung mit dem Tag ihres Ablaufs als angeordnet. Seit 24. Juni 2020 kann eine Betriebsprüfung auch in elektronischer Form vorgenommen werden.

Beendigung einer Betriebsprüfung

Eine Betriebsprüfung sollte ohne unangemessene Verzögerung in Übereinstimmung mit der in der persönlichen Ermächtigung zur Durchführung der Kontrolle angegebenen Frist durchgeführt werden. Wenn eine Betriebsprüfung nicht innerhalb der angegebenen Frist abgeschlossen wird, ist die Steuerbehörde verpflichtet, den Steuerpflichtigen schriftlich darüber zu informieren und einen neuen Termin für den Prüfungsabschluss festzulegen. In Übereinstimmung mit dem Urteil des Obersten Gerichtshofs vom 30. August 2017. (Az. I FSK 756/17), reicht es nicht aus, wenn sich die Kontrollbehörde auf den Zeitpunkt des Abschlusses des Prüfungsverfahrens bezieht. Es ist zwingend notwendig, ein bestimmtes Datum für den Abschluss der erweiterten Betriebsprüfung anzugeben. Im Hinblick auf das Unternehmergesetz sollte eine Betriebsprüfung in einem Kalenderjahr nicht mehr als

Kleinstunternehmer – 12 Tage;
Kleinunternehmer – 18 Tage;
Mittelständische Unternehmer – 24 Tage;
Großunternehmer – 48 Tage

überschreiten.

Nach dem Urteil des Obersten Verwaltungsgerichts vom 19. Februar 2020 (Az. I FSK 2243/19) dürfen die Steuerbehörden bei der Überprüfung, ob diese Schwellen nicht überschritten wurden, nur die aufeinanderfolgenden Tage zählen und nicht, wie bisher, beliebige Tage des Jahres. Früher hatten die Steuerbehörden die Möglichkeit das ganze Jahr eine Betriebsprüfung zu führen, beispielsweise einen Tag pro Monat.

Wie bereitet man sich auf eine Betriebsprüfung vor?

Steuerpflichtige nach dem Erhalt des Bescheids über die Absicht, Betriebsprüfung anzuordnen, sollten ruhig bleiben und:

gewissenhaft prüfen, ob die Steuerbehörde, korrekt alle Bedingungen der Anordnung einer Betriebsprüfung erfüllt hat, insbesondere bei der Erstellung des Bescheids über die Absicht zur Vornahme einer Betriebsprüfung und bei der Aushändigung dem Steuerpflichtigen der Bevollmächtigung sowie des Ausweises des Kontrollbeamten;
Steuerabrechnungen überprüfen oder korrigieren;
alle notwendigen Unterlagen sammeln, die eine Betriebsprüfung vereinfachen können (Ausdrucke von Rechnungen, Register, Zahlungsbestätigungen, Verträgen, Geschäftskorrespondenz).

Gerade die Kenntnis von Pflichten der Steuerbehörde bei der Anordnung einer Betriebsprüfung ist der Schlüssel zur richtigen Abwicklung einer Betriebsprüfung und dient dem Schutz der Interessen des Steuerpflichtigen. Die Unterstützung eines Steuerberaters in der Phase der Vorbereitung auf die Prüfung und in deren Verlauf hilft, den Prüfungsprozess zu verbessern und den Stress des Geprüften zu reduzieren.

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Autor:
Maciej Kozub, VAT-Steuerfachangestellter