Do wejścia w życie przepisów o pracy zdalnej pozostał już zaledwie jeden dzień. Znowelizowany Kodeks pracy uchyla dotychczasową możliwość stosowania pracy zdalnej na podstawie tzw. ustawy COVID-19, co oznacza, że pracodawcy z dniem wejścia w życie nowych przepisów – czyli już 7 kwietnia, powinni wdrożyć odpowiednią dokumentację w zakresie pracy zdalnej w swojej organizacji.
Co składa się na dokumentację pracy zdalnej?
Choć znowelizowane przepisy mówią o obowiązku uregulowania pracy zdalnej w regulaminie, pamiętajmy, że poza regulaminem pracy zdalnej pracodawca musi przygotować co najmniej:
- procedurę ochrony danych osobowych;
- informację zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej;
- wzór uzgodnienia z pracownikiem;
- wzory odpowiednich oświadczeń dla pracowników;
- uzupełnioną informację o warunkach zatrudnienia.
Poza powyższymi dokumentami pracodawcy powinni pamiętać również o odpowiednim udokumentowaniu konsultacji z przedstawicielami pracowników oraz o przygotowaniu odpowiedniej dokumentacji w zakresie kosztów pracy zdalnej.
Co należy uregulować w regulaminie pracy zdalnej?
Znowelizowane przepisy dosyć jasno określają minimum informacji, które powinny znaleźć się w regulaminie pracy zdalnej. Do najważniejszych należą:
- określenie grup pracowników objętych pracą zdalną;
- zasady pokrywania kosztów pracy zdalnej;
- zasady ustalania ryczałtu lub ekwiwalentu za pracę zdalną;
- zasady porozumiewania się podczas pracy zdalnej;
- zasady kontroli pracowników pracujących zdalnie.
Poza powyższymi kwestiami w naszej opinii istotne jest również uregulowanie w regulaminie pracy zdalnej następujących zagadnień:
- miejsce pracy zdalnej oraz powiązane z nim podróże służbowe;
- zasady powierzenia pracownikowi mienia pracodawcy;
- zasady korzystania z mienia pracodawcy przekazanego pracownikowi do pracy zdalnej;
- zasady wzywania pracownika zdalnego do siedziby pracodawcy;
- zasady pracy zdalnej okazjonalnej.
Czego nie powinniśmy zamieszczać w regulaminie pracy zdalnej?
Na regulamin pracy zdalnej możemy spojrzeć również od strony negatywnej i zastanowić się, co możemy – a czasem nawet powinniśmy – przenieść do innego dokumentu, stanowiącego załącznik do regulaminu pracy zdalnej.
Ponieważ regulamin pracy zdalnej, jak każdy inny regulamin, powinien wejść w życie dwa tygodnie po dniu ogłoszenia go pracownikom w sposób przyjęty u pracodawcy, warto uregulować takie kwestie jak:
- konkretną kwotę ryczałtu za pracę zdalną;
- wskazanie miejsca pracy zdalnej przez pracowników;
w odrębnych regulacjach – tak by w przypadku zmiany w tych kwestiach, zmiany te weszły w życie od razu, bez konieczności odczekiwania dwóch tygodni.
Podsumowanie
Pomimo wielości informacji koniecznych do umieszczenia w regulaminie pracy zdalnej pamiętajmy, że ma on służyć nie tylko pracownikom, ale i pracodawcom. Właściwe uregulowanie wskazanych powyżej kwestii wypełnia ustawowe obowiązki, zabezpiecza interesy pracodawcy oraz kształtuje kulturę organizacji, wprowadzając jasne, klarowne i jednolite zasady wykonywania pracy zdalnej przez pracowników.
Zachęcamy do kontaktu – pomożemy Państwu przejść przez proces wdrożeniowy, gwarantując wysokiej jakości dokumentację pracy zdalnej oraz pełne wsparcie przy jej wdrażaniu. Chętnie odpowiemy również na wszelkie Państwa pytania lub wątpliwości.
Autorka:
Paula Staszak-Urbańska, LL.M., Aplikantka radcowska
