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Inhalt

Dokumentation der Fernarbeit – nicht so offensichtlich, wie es klingt

Es ist nur noch ein Tag bis zum Inkrafttreten der Vorschriften zur Fernarbeit. Das geänderte Arbeitsgesetzbuch hebt die bisherige Möglichkeit der Fernarbeit im Rahmen des so genannten COVID-19-Gesetzes auf, was bedeutet, dass Arbeitgeber ab dem Datum des Inkrafttretens der neuen Rechtsvorschriften – also bereits ab dem 7. April – eine angemessene Fernarbeitsdokumentation in ihrem Unternehmen einführen sollten.

Was umfasst die Dokumentation der Fernarbeit?

Obwohl die geänderten Vorschriften die Verpflichtung zur Regelung der Fernarbeit in der Betriebsordnung erwähnen, sollten Sie daran denken, dass der Arbeitgeber neben der Betriebsordnung zur Fernarbeit mindestens Folgendes vorbereiten muss:

  • Datenschutzverfahren;
  • Merkblatt mit den Grundsätzen für eine sichere und hygienische Durchführung der Fernarbeit;
  • Mustervereinbarung mit dem Arbeitnehmer;
  • Muster der einschlägigen Arbeitnehmererklärungen;
  • ergänzende Information über die Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen.

Zusätzlich zu den oben genannten Dokumenten sollten die Arbeitgeber auch daran denken, die Konsultationen mit den Arbeitnehmervertretern angemessen zu dokumentieren und geeignete Unterlagen über die Kosten der Fernarbeit zu erstellen.

Was sollte in der Betriebsordnung für Fernarbeit enthalten sein?

In den geänderten Vorschriften sind die Mindestangaben, die in die Fernarbeitsbestimmungen aufgenommen werden sollten, ganz klar festgelegt. Zu den wichtigsten Punkten gehören:

  • Festlegung der Gruppen von Arbeitnehmern, die von der Fernarbeit betroffen sind;
  • Regeln für die Deckung der Kosten der Fernarbeit;
  • Regeln für die Festlegung eines Pauschalbetrags oder einer Zulage für Fernarbeit;
  • Regeln für die Kommunikation während der Fernarbeit;
  • Regeln für die Kontrolle von Arbeitnehmern, die im Rahmen von Fernarbeit tätig sind.

Neben den oben genannten Punkten ist es unserer Meinung nach auch wichtig, die folgenden Punkte in der Betriebsordnung zu regeln:

  • Ort der Fernarbeit und die damit verbundenen Geschäftsreisen;
  • Regeln für die Überlassung von Eigentum des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer;
  • Regeln für die Nutzung von Eigentum des Arbeitgebers, das dem Arbeitnehmer für die Fernarbeit überlassen wird;
  • Regeln für die Einberufung des Fernarbeitnehmers in den Betrieb des Arbeitgebers;
  • Regeln für die gelegentliche Fernarbeit.

Was sollten wir nicht in die Betriebsordnung für Fernarbeit aufnehmen?
Wir können die Betriebsordnung auch von der negativen Seite her betrachten und überlegen, was wir in ein anderes Dokument im Anhang der Betriebsordnung übertragen können – und manchmal sogar sollten.

Da die Betriebsordnung wie jede andere Regelung zwei Wochen nach dem Tag, an dem sie den Arbeitnehmern auf die vom Arbeitgeber gewählte Art und Weise bekannt gegeben wurde, in Kraft treten sollte, lohnt es sich, Themen wie Folgendes:

  • konkrete Höhe des Pauschalbetrags für Fernarbeit;
  • Angabe des Ortes der Fernarbeit durch die Arbeitnehmer;

in gesonderten Regelungen zu regeln, so dass bei einer Änderung dieser Punkte die Änderungen sofort in Kraft treten, ohne zwei Wochen warten zu müssen.

Zusammenfassung
Trotz der Vielzahl von Informationen, die in die Betriebsordnung für Fernarbeit aufgenommen werden müssen, sollten wir nicht vergessen, dass sie nicht nur den Arbeitnehmern, sondern auch den Arbeitgebern dienen sollen. Eine ordnungsgemäße Regelung der oben genannten Punkte erfüllt die gesetzlichen Verpflichtungen, schützt die Interessen des Arbeitgebers und prägt die Unternehmenskultur durch die Einführung klarer, transparenter und einheitlicher Regeln für die Ausübung der Fernarbeit durch Arbeitnehmer.

Wir begleiten Sie bei der Umsetzung und garantieren Ihnen eine qualitativ hochwertige Dokumentation der Fernarbeit und volle Unterstützung bei der Umsetzung. Wir beantworten auch gerne Ihre Fragen und Bedenken.

Autor:
Paula Staszak-Urbańska, LL.M., Rechtsanwaltsrerendarin (PL)

+49 30 88 03 59 0
berlin@vonzanthier.com
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