Obalamy 7 mitów pracy zdalnej

Rok 2020 przyniósł falę cyfrowej transformacji. Organizacje – będąc w obliczu szalejącej pandemii – chętniej wprowadzały pracę zdalną, widząc w tym rozwiązaniu nie tylko korzyści biznesowe, ale często także przymus organizacyjno-społeczny. Niewątpliwym skutkiem rosnącej popularności takiej formy świadczenia pracy – zarówno w środowiskach pracowników, jak i pracodawców, stało się wprowadzenie pracy zdalnej na stałe do polskiego porządku prawnego. Nowelizacja Kodeksu pracy w zakresie pracy zdalnej została już podpisana przez Prezydenta i ogłoszona w Dzienniku Ustaw, co oznacza, że od 7 kwietnia pracodawcy mogą oficjalnie implementować rozwiązania przewidziane nowelizacją. Nadchodzące zmiany oraz liczne obawy pracodawców z tym związane wykreowały wiele pytań i jednocześnie wiele odpowiedzi, z których spora część znacząco mija się z prawdą. W tym artykule obalamy 7 najczęściej pojawiających się mitów dotyczących pracy zdalnej.

Mit #1 Jako pracodawca umożliwiający pracę zdalną mogę, ale nie muszę wprowadzać regulaminu pracy zdalnej

Taki stan rzeczy utrzymywał się do czasu nowelizacji Kodeksu pracy. Obecnie każdy pracodawca zatrudniający choćby częściowo pracowników w formie pracy zdalnej zobowiązany jest do zaimplementowania w swojej organizacji odpowiedniej dokumentacji wdrożeniowej.

Uregulowanie pracy zdalnej wewnątrz organizacji – poza tym – że jest obligatoryjne, ma jeszcze jeden walor – zabezpiecza interesy pracodawcy. Poruszenie w regulaminie pracy zdalnej takich kwestii jak:

• BHP;
• ochrona danych osobowych;
• czy możliwość skontrolowania miejsca pracy zdalnej;

ma niewątpliwie fundamentalne znaczenie z punktu widzenia pracodawcy.

Mit #2 Pracownicy muszą pracować w pełni zdalnie

W ostatnim czasie otrzymaliśmy sporo zapytań o możliwość łączenia pracy zdalnej z pracą w biurze. Taka możliwość przewidziana jest wprost w nowelizacji Kodeksu pracy. Oznacza to, że pracownicy mogą pracować całkowicie zdalnie lub w tzw. pracy zdalnej hybrydowej, łącząc pracę z domu z pracą w biurze.

Co istotne, w modelu hybrydowym pracy zdalnej, ustawodawca nie narzuca minimalnej liczby dni pracy zdalnej lub pracy stacjonarnej. Pracodawca sam – właśnie w regulaminie pracy zdalnej – reguluje model pracy zdalnej oraz jego założenia, jak np. liczbę dni pracy w biurze.

Mit #3 Pracownicy mogą zrzec się ryczałtu za pracę zdalną

To chyba najczęściej pojawiający się mit. Do czasu nowelizacji Kodeksu pracy zwrot środków za pracę zdalną (prąd, Internet, prywatny sprzęt) stanowił benefit pracowniczy. Zmiany w Kodeksie pracy przewidują natomiast obowiązek zwrotu kosztów pracy zdalnej. Obowiązek, od którego ustawa nie przewiduje wyjątków.

Mit #4 Pracodawca zawsze może odrzucić wniosek pracownika o pracę zdalną

Ponieważ praca zdalna może zostać uzgodniona w trakcie zatrudnienia na wniosek konkretnego pracownika, często słyszymy, że taki wniosek może być w każdej sytuacji odrzucony przez pracodawcę. Nic bardziej mylnego.

Pracodawca zobowiązany jest do uwzględnienia wniosku o pracę zdalną złożonego m.in. przez kobietę w ciąży oraz pracowników wychowujących dziecko do 4 r.ż.

Odmowa pracy zdalnej w takim przypadku możliwa jest jedynie z uwagi na organizację pracy lub rodzaj pracy.

Mit #5 Pracodawca umożliwiający pracę zdalną pozbawiony jest kontroli wykonywania pracy

To również kwestia, która wymaga odczarowania. Przepisy nowelizacji przewidują wprost, że pracodawca jest uprawniony do skontrolowania miejsca wykonywania pracy zdalnej przez pracownika.

Ta kontrola obwarowana jest oczywiście licznymi ograniczeniami, takimi jak przeprowadzenie jej:

• w godzinach pracy pracownika;
• w uzgodnieniu z nim;
• oraz z poszanowaniem prywatności domowników;

co nie oznacza jednak faktycznego pozbawienia pracodawcy takiej możliwości.

Mit #6 Liczbę dni pracy zdalnej okazjonalnej można zwiększyć

Kodeks pracy po nowelizacji przewiduje możliwość skorzystania przez pracownika z 24 dni pracy zdalnej w ciągu roku kalendarzowego. Jest to maksymalna liczba dni pracy zdalnej, która tym samym:

• nie może zostać zwiększona w regulacjach wewnątrzzakładowych;
• nie może zostać przeniesiona na następny rok kalendarzowy.

Zwiększenie liczby dni pracy zdalnej okazjonalnej to w rzeczy samej wprowadzenie „zwykłej” pracy zdalnej, ze wszystkimi płynącymi z tego konsekwencjami. Pamiętajmy, że praca zdalna okazjonalna zwolniona jest z kilku obowiązków przewidzianych dla pełnej oraz hybrydowej pracy zdalnej.

Mit #7 Każdy wyjazd poza miejsce pracy zdalnej to podróż służbowa

W ostatnim czasie pojawiają się również informacje, że podróżą służbową pracowników będzie każdy wyjazd poza miejsce pracy zdalnej, czyli najczęściej poza miejsce zamieszkania pracownika, w tym podróż do siedziby pracodawcy. Analizując przepisy dotyczące pracy zdalnej nie sposób się z tym zgodzić.

Praca zdalna to praca wykonywana poza zakładam pracy. Ta definicja pozwala wysunąć dwa wnioski:

• przejazd z miejsca pracy zdalnej (np. z mieszkania pracownika) do zakładu pracy pracodawcy nie będzie stanowił podróży służbowej;
• dopiero wyjazd pracownika w związku z poleceniem pracodawcy odbycia podróży służbowej stanowić będzie podróż służbową.

Podsumowanie

Patrząc na powyższe fakty i mity, wydaje się, w praktyce pracodawcy wdrażając pracę zdalną, mogą popełnić wiele błędów. Zachęcamy już teraz do kontaktu z naszą Kancelarią – poprowadzimy Państwa przez proces wdrożeniowy oraz odpowiemy na wszelkie pytania.

Autor:
Paula Staszak-Urbańska, LL.M., Aplikantka radcowska