Im Dezember 2021 wurde in den Medien viel über die bevorstehende, verstreichende und schließlich verpasste Frist für das polnische Gesetz zum Schutz von Whistleblowern gesprochen. In diesem Beitrag werde ich nicht die nächste Version des Gesetzes analysieren, das haben wir zusammen mit Aleksandra Philips in dem Beitrag „Endgültige Fassung des Gesetzes zum Schutz von Whistleblowern rückt näher?“ getan. Stattdessen werde ich gerne meine Erfahrungen und Gedanken über die Umsetzung des von uns eingeführten Systems zum Schutz von Whistleblowern weitergeben.
Es war einmal…
Es war der 23. Oktober 2019. Ich weiß zwar nicht mehr, wie das Wetter war, aber an diesem Tag wurde die Richtlinie des Europäischen Parlaments und des Rates über den Schutz von Whistleblowern in der Union (Richtlinie 2019/1937) erlassen. Die Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern, wie sie umgangssprachlich genannt wird, ist in Kraft und gehört zu den EU-Rechtsvorschriften, die nicht nur bei Juristen auf großes Interesse stoßen.
Ist die Richtlinie verbindlich und für wen?
Besonders berüchtigt wurde die Richtlinie im vergangenen Winter. Ende 2021 ist in Polen die verbindliche Frist für die Verabschiedung des Gesetzes zum Schutz von Whistleblowern abgelaufen. Nun, da stellte sich die Frage: Ist die Richtlinie für uns verbindlich?
Ich werde jedoch präzise sein. Was bedeutet „wir“? Unsere Mandanten, unsere Arbeitgeber, haben gefragt. Schließlich motiviert nichts so sehr zum Handeln wie eine verbindliche Frist, und hier wurde die verbindliche Frist sogar überschritten! Man konnte das Interesse an dem Thema sehen, oder vielmehr den Wunsch, Strafen zu vermeiden. Wir versicherten damals, dass die Richtlinie keine Anforderungen an die Arbeitgeber stellt… zu damaligen Zeitpunkt. Die Frist wurde allenfalls vom polnischen Gesetzgeber verschlafen, nicht aber von Arbeitgebern, wie ich auf LinkedIn erwähnte.
Die Vorsichtigen haben schon früher gehandelt
Die Nachricht, dass es keine verbindliche Frist gibt, löste eine deutliche Erleichterung aus. Das ist verständlich, auch wenn es kurzfristig eine Erleichterung war. Wir wissen aber: Arbeitgeber mit mehr als 50 oder mehr Beschäftigten werden den so genannten Whistleblower-Schutz früher oder später einführen müssen. Die größten Unternehmen mit mindestens 250 Beschäftigten werden die ersten sein, dann folgen die kleineren, aber Verschoben ist ja nicht aufgehoben. Und damit meine ich die Aussicht auf ein paar Monate für die Großen und mehrere Monate für die Kleinen.
Doch schon im Winter 2021/2022 haben sich einige vorsichtige Arbeitgeber dazu entschlossen, den Whistleblower-Schutz in ihrem Unternehmen zu implementieren. Meiner Meinung nach ist dies der richtige Ansatz, denn Prokrastination und kurze Fristen motivieren zwar, sind aber letztlich oft eine Quelle unnötigen Stresses.
Einführung eines Systems zum Schutz von Whistleblowern – Erfahrungen und Überlegungen aus erster Hand
In einem der von uns unterstützten Textilunternehmen nahmen die Inhaber das Thema sehr ernst. Ungeachtet der fehlenden verbindlichen Frist für das Inkrafttreten von Rechtsvorschriften zum Schutz von Whistleblowern beschlossen sie zu handeln und baten uns um Hilfe.
Ich mag Umsetzungsprojekte, weil dahinter ein Prozess steht, ein Algorithmus, man muss irgendwie anfangen, man muss es planen, man muss sich ein Ziel setzen und darauf hinarbeiten. Dies ist genau der Fall bei der Umsetzung des Schutzes von Whistleblowern.
Beginn des Durchführungsprojekts
Wir begannen die Umsetzung mit einem Gespräch. Zunächst trafen wir uns mit Personalverantwortlichen und Managern, um ihre Bedürfnisse zu prüfen und zu erfahren. Wir haben folgende Fragen gestellt:
- Was erwarten sie von diesem System?
- Wie verstehen sie es?
- Welche Risiken sehen sie?
Dann haben wir gemeinsam erörtert, in welchen Bereichen es in ihrer Organisation zu Rechtsverstößen kommen könnte.
Dies war der Moment, in dem das Projekt begann, sich zu gestalten und mit Inhalt zu füllen. Die Arbeitgeber kennen ihre Probleme und wollen sich mit ihnen befassen. Das System zum Schutz von Whistleblowern soll ihnen dabei helfen.
Das Wesen des Systems zum Schutz von Whistleblowern
Und hier liegt der Schwerpunkt: Es muss nicht nur die Erfüllung einer unangenehmen Pflicht sein, weil jemand verlangt, dass ein Arbeitnehmer vertraulich eine „Denunziation“ vornehmen kann. Ein solcher Ansatz führt nicht dazu, dass Durchführungsunterlagen in der Schublade landen, niemand versteht, worum es geht, und jeder Angst hat, dass jemand den Mut aufbringt, über eine Unregelmäßigkeit zu schreiben.
Der Ansatz, den ich immer versuche, meinen Mandanten zu vermitteln, basiert auf dem Hinweis, dass mit Hilfe von:
- vertraulichem;
- sicherem;
- einfach zu bediendendem;
- und, entgegen allem Anschein, einem billigen Werkzeug,
können sie einen besseren Einblick in die Vorgänge im Unternehmen erhalten. Und diejenigen, die eine andere Terminologie bevorzugen, könnten hinzufügen, dass sie mehr Kontrolle darüber haben, was in ihrer Organisation passiert.
Die Bedeutung einer korrekten Diagnose der Mandantenbedürfnisse
Diese Anfangsphase ist in der Tat die wichtigste. Es ist notwendig, den Bedarf zu ermitteln:
- einige haben bestimmte Risiken, die mit ihrer Tätigkeit im Arbeitnehmerbereich verbunden sind;
- andere konfrontieren sich mit Umweltrisiken;
- und andere kämpfen gegen einige im Bereich des Rechnungswesens.
Obwohl jedes Unternehmen anders ist, ist die Arbeitsweise dennoch ähnlich.
Erster Schritt
Zunächst prüfen wir den Bedarf, dann zeigen wir, wie der Kanal für Anfragen funktionieren soll.
In diesem Zusammenhang arbeiten wir mit dem führenden Softwareanbieter Whistleblower Software (whistleblowersoftware.com) zusammen, der eine schlüsselfertige Lösung anbietet, die der Arbeitgeber beispielsweise auf seine Website hochladen, ihren Mitarbeitern in Form eines QR-Codes zeigen oder auf andere Weise mitteilen kann. Der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt (ich habe bereits einen weiteren Blogbeitrag zu diesem Thema geplant).
Zweiter Schritt
Der nächste Schritt ist die Ausarbeitung von Verfahrensregeln. Ich sehe dies als ein Verfahren für den Umgang mit einer Meldung, als eine Art von Algorithmus, der es dem Whistleblower-Überprüfungsteam ermöglicht, Schritt für Schritt zu arbeiten.
Ausgangspunkt ist die Frage: „Es kommt eine Meldung rein, was mache ich jetzt? „
- Ich prüfe, ob sie wahr ist;
- Ich bestimme, wie und welche Werkzeuge ich verwende;
- Ich entscheide, mit wem ich zusammenarbeite, um dem Problem so schnell wie möglich auf den Grund zu gehen.
Dazu dienen die Regeln und Vorschriften, die wir für unsere Mandanten ausarbeiten. Es ist ein Prozess, bei dem wir mit den Menschen sprechen, die die Hinweise bearbeiten müssen, sie schulen und ihnen praktische Anleitung geben.
Dritter Schritt
Am Ende steht „Go Live“ – wir drücken den grünen Knopf (in Ihrer Vorstellung) und das System geht los.
Wir arbeiten auf unterschiedliche Weise mit unseren Mandanten zusammen. In der Regel bilden die Mandanten selbst Teams zur Prüfung der Hinweise. Wir beraten und unterstützen sie auch bei ihrer Prüfung.
Ob das System richtig funktioniert, hängt jedoch weitgehend von den Nutzern selbst ab. Wenn es wirklich genutzt wird und nicht nur als ein weiteres Verfahren in der Schublade landet, wird es sicherlich sehr nützlich sein.
Anstelle einer Schlussfolgerung
Bei einigen löst das System ein gewisses Maß an Angst aus – es stellt sich die Frage: „Was passiert, wenn jemand (wirklich) etwas meldet? Meine Antwort lautet immer: „Das ist ja toll, dass sie sich melden, darum geht es ja gerade. Das Problem wird nicht nach außen getragen, sondern der Whistleblower will es innerhalb der Organisation lösen. Gemäß den Vorschriften muss man sich mit dem Bericht befassen und die nächsten Schritte festlegen, dem Algorithmus folgen.
Um Sie zu beruhigen: Die überwiegende Mehrheit der Fälle, die bei uns eingehen, sind Bagatellfälle, manchmal sogar solche, bei denen es nicht um Rechtsverstöße geht, sondern um ganz andere Dinge. Manchmal wird das System wie ein „Beschwerde- und Antragskasten“ behandelt. Es ist dann notwendig, dem Whistleblower geschickt und geduldig den Zweck des Systems zum Schutz von Whistleblowern zu erklären und ihm zu zeigen, wo/an wen er andere Angelegenheiten melden kann.
Die Umsetzung des Schutzes von Whistleblowern in einem Unternehmen muss keine unangenehme Aufgabe sein. Diese Art von Projekten gehören zu meinen Lieblingsbeschäftigungen. Dabei lerne ich viel über die Arbeitsweise und die Besonderheiten der verschiedenen Branchen und gebe mein Wissen an die Mandanten weiter. Ich lade Sie ein, sich mit mir in Verbindung zu setzen und Gespräche zu führen – ich gebe gerne meine praktischen Erfahrungen im Bereich des Schutzes von Whistleblowern weiter.
Autor:
Dr. jur. Jan Muszyński, Rechtsanwalt (PL)