Nagła nieobecność pracownika – z czego może wynikać i co może zrobić pracodawca?

Zaplanowane nieobecności pracowników pozwalają pracodawcy przedsięwziąć odpowiednie środki celem ustalenia zastępstw i podziału zadań. Niekiedy jednak absencje pracowników pojawiają się nagle i w najmniej oczekiwanym momencie, co może zaburzać regularny tok pracy. Czego w takim przypadku może wymagać pracodawca? Jakie konsekwencje może wyciągać wobec pracowników? Odpowiedzi na te pytania i praktyczne wskazówki w tym zakresie znajdą Państwo poniżej.

Zasady ogólne

Zgodnie z regulacjami opisanymi w rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy pracownik powinien:

• uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest wiadoma lub możliwa do przewidzenia,
• zawiadomić pracodawcę o przyczynie nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy.

Warto pamiętać, że samo uprzedzenie o przyszłej nieobecności nie zwalnia od obowiązku późniejszego zawiadomienia pracodawcy o jej powstaniu.

Urlop na żądanie

W przypadku nagłych wydarzeń uniemożliwiających stawienie się w pracy pracownicy mogą skorzystać z urlopu na żądanie.

Zgodnie z zapisami polskiego Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Wymiar urlopu na żądanie stanowi część przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego.

Żądanie pracownika powinno być zgłoszone najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, jednak do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy według obowiązującego pracownika czasu pracy. Regulamin pracy lub przyjęta praktyka pracodawcy mogą przewidywać także późniejsze zgłoszenie wniosku.

Obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie jest bezwzględny, a pracodawca może odmówić żądaniu pracownika z uwagi na szczególne okoliczności. Kluczowe jest jednak, aby pracowników znajdujących się w takiej samej lub podobnej sytuacji traktować równo, aby minimalizować w tym zakresie ryzyko zarzutów dyskryminacyjnych.

Zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej

Pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy, w wymiarze 2 dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. W okresie tego zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia.

Pracodawca jest obowiązany udzielić zwolnienia od pracy na wniosek zgłoszony przez pracownika najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia.

Nieobecność spowodowana chorobą

W przypadku nieobecności pracownika w pracy spowodowanej chorobą dowodem usprawiedliwiającym nieobecność w pracy jest zaświadczenie lekarskie wystawiane zgodnie ze wzorem ustalonym przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Pomimo automatyzacji w tym procesie w dalszym ciągu pracownicy muszą pamiętać o powiadomieniu pracodawcy o przyczynie nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania.

Konsekwencje naruszeń

Zgodnie z polskimi regulacjami dotyczącymi nieobecności pracownik powinien z własnej inicjatywy w sposób wiarygodny, bez nieuzasadnionej zwłoki powiadomić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie trwania swej nieobecności w pracy. Niewywiązanie się z tego obowiązku wskutek winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa pracownika może stanowić ciężkie naruszenie podstawowego obowiązku pracowniczego, a tym samym uzasadniać rozwiązanie umowy o pracę z pracownikiem w trybie dyscyplinarnym.

Podsumowanie

Nagłe nieobecności pracowników mogą być trudne do przewidzenia i dezorganizować codzienny rytm pracy, dlatego pracodawca ma prawo oczekiwać pewnych działań od pracownika w takich sytuacjach. Zgodnie z polskim prawem, pracownik powinien jak najszybciej poinformować pracodawcę o przyczynie i przewidywanym czasie swojej nieobecności. W razie niewywiązania się z tych obowiązków, pracodawca może podjąć kroki dyscyplinarne, aż po rozwiązanie umowy o pracę.

Pracodawcy powinni więc być przygotowani na niespodziewane nieobecności, ale to pracownicy muszą dołożyć starań, by zapewnić jak największą transparentność i komunikację w takich sytuacjach. W przypadku pytań lub wątpliwości zachęcamy do kontaktu z kancelarią.

Autorka:
Maria Aleksiejak, Aplikantka radcowska