Połowa roku za nami, a dyskusje na temat tegorocznych zmian w prawie pracy nie cichną. Trudno się dziwić, biorąc pod uwagę liczbę dokonanych zmian w ciągu jednego roku. Często to właśnie pracodawcy pytają nas, na co zwracać uwagę, które zmiany są najważniejsze, a które można pominąć. Mam wrażenie, że choć trudno podsumować całe półrocze w jednym artykule – można wyodrębnić kluczowe obszary oraz pojawiające się stale wątpliwości. Spróbujmy zatem wyodrębnić te najważniejsze obszary, z jakimi pracodawcy muszą się mierzyć w 2023 r.
Praca zdalna – na co zwrócić uwagę?
Przede wszystkim, praca zdalna powinna być traktowana jako uprawnienie pracownika, a nie obowiązek pracodawcy.
Istnieje co prawda grupa pracowników mających prawo zawnioskować do pracodawcy o wykonywanie pracy zdalnej, nawet jeśli formalnie taka forma pracy nie została wprowadzona w zakładzie pracy. Jest to jednak regulacja wyjątkowa, zawierająca zresztą ograniczenia.
Warto natomiast pamiętać w szczególności o:
- uregulowaniu pracy zdalnej – jeśli praca w organizacji jest wykonywana choćby częściowo w ten sposób lub jeśli pracodawca planuje jej wprowadzenie w przyszłości;
- zebraniu odpowiednich oświadczeń od pracowników;
- wypłacaniu ryczałtu – częsty błąd polega na przyjmowaniu przez pracodawców, że pracownik może zwolnić ich z tego obowiązku.
Dodatkowo, warto mieć na uwadze, że:
- wyróżniamy trzy rodzaje pracy zdalnej, przy czym praca zdalna okazjonalna (wykonywana do 24 dni w roku) różni się od „standardowej” pracy zdalnej – zwolniona jest z części wymogów formalnych, w tym z obowiązku wprowadzenia jej w formie regulaminu lub porozumienia czy z obowiązku wypłaty ryczałtu przez pracodawcę;
- istnieje grupa pracowników (m.in. rodzice dzieci do lat 4), których wniosek o pracę zdalną zobowiązuje pracodawcę do zastosowania tej formy pracy wobec pracownika składającego wniosek, chyba że rodzaj pracy lub jej organizacja nie pozwalają na zastosowanie pracy zdalnej;
- regulacja pracy zdalnej to nie tylko regulamin czy porozumienie, ale też procedury ochrony danych osobowych czy informacje o zasadach bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej;
- pracodawcy powinni dysponować dokumentacją uzasadniającą przyjętą wysokość ryczałtu.
Work-life balance
Przyjęcie unijnej dyrektywy work-life balance do polskiego prawa pracy znacznie poszerzyło katalog uprawnień pracowników. Oprócz dotychczasowych praw, pracownicy zyskali m.in. możliwości:
- złożenia wniosku o zmianę formy zatrudnienia;
- skorzystania z urlopu opiekuńczego i zwolnienia z powodu siły wyższej;
- złożenia wniosku o elastyczną organizację czasu pracy.
Pracodawcy często zapominają jednak, że wspomniana implementacja dyrektywy do polskiego prawa pracy oznacza nie tylko dodatkowe prawa dla pracowników, ale także zmiany w zawieraniu i rozwiązywaniu umów o pracę. Warto zaznaczyć, że większość nowo wprowadzonych postanowień jest wiążąca dla wszystkich pracodawców. Zmiany te dotyczą:
- treści umów o pracę i informacji o warunkach zatrudnienia;
- zasad zawierania umów o pracę na okres próbny;
- rozwiązywania umów na czas określony.
To z kolei oznacza, że obowiązujące w organizacji wzory dokumentów powinny być zweryfikowane i dopasowane do nowych przepisów, co często okazuje się koniecznością.
Kontrola trzeźwości – obowiązek czy uprawnienie?
Ostatnim elementem wprowadzonych zmian, ale równie istotnym, jest możliwość przeprowadzenia kontroli trzeźwości pracowników. Warto pamiętać, że przepisy zakładają uprawnienie pracodawców (a nie obowiązek) do skorzystania z możliwości skontrolowania pracowników na obecność alkoholu lub środków odurzających.
Wprowadzenie kontroli trzeźwości lub środków odurzających w zakładzie pracy oraz późniejsze jej przeprowadzanie wymagają podjęcia szeregu czynności formalnych, polegających m.in. na:
- formalnym wprowadzenie kontroli – poprzez opracowanie regulaminu;
- odpowiednim poinformowaniu pracowników o wprowadzeniu kontroli;
- przygotowaniu wzoru dokumentów;
- uzupełnieniu dokumentacji zgodnie z przepisami RODO.
Podsumowanie
Zmian jest wiele, a wyżej wymienione obszary nie wyczerpują w pełni katalogu nowelizacji wprowadzonych w prawie pracy.
Oprócz wymienionych, mamy także nowelizację rozporządzenia dotyczącego świadectwa pracy czy rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Obowiązkiem pracodawców jest nie tylko znać znowelizowane przepisy, ale także prawidłowo je stosować. Wobec wielu zmian, może to być często trudne zadanie. Warto jednak pamiętać, że znajomość tych regulacji minimalizuje ryzyko nadużyć, a także pozytywnie wpływa na kulturę organizacji, tworząc obraz firmy dbającej o swoich pracowników i będącej otwartą na zmiany.
Autorka:
Paula Staszak-Urbańska, LL.M., Aplikantka radcowska
