Podnoszenie kwalifikacji zawodowych to proces zdobywania lub uzupełniania wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą. Dla pracowników podnoszących kwalifikacje przewidziane zostały w Kodeksie pracy konkretne świadczenia, z których najważniejszym zdaje się być urlop szkoleniowy. Dla pracodawcy jest to nie tylko obowiązek przewidziany w Kodeksie pracy, ale także okazja do zainwestowania w rozwój personelu i podniesienia kwalifikacji swojego zespołu.
Czym jest urlop szkoleniowy?
Zgodnie z interpretacją art. 1031 Kodeksu pracy, urlop szkoleniowy to czas wolny od pracy, który pracodawca udziela pracownikowi w celu podnoszenia przez niego jego kwalifikacji zawodowych. Podnoszenie kwalifikacji może obejmować zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas urlopu szkoleniowego.
Urlop szkoleniowy – komu przysługuje i kiedy można go udzielić?
Według przepisów zawartych w Kodeksie pracy, urlop szkoleniowy przysługuje pracownikowi, który przystępuje do egzaminów eksternistycznych, maturalnych, potwierdzających kwalifikacje w zawodzie lub egzaminu zawodowego. Ponadto, studenci-pracownicy w ostatnim roku studiów (licencjackich, inżynierskich oraz magisterskich) mają prawo do urlopu szkoleniowego na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.
Ile dni urlopu szkoleniowego przysługuje pracownikowi?
Wymiar urlopu szkoleniowego zależy od rodzaju egzaminu, do którego pracownik przystępuje. Pracownik ma prawo do:
- 6 dni urlopu na egzaminy eksternistyczne, maturalne lub potwierdzające kwalifikacje w zawodzie;
- 21 dni urlopu w ostatnim roku studiów licencjackich, inżynierskich oraz magisterskich, na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.
Urlop szkoleniowy udzielany jest w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
Ponadto, w związku ze zdobywaniem dodatkowej wiedzy, pracownikowi w określonych sytuacjach przysługuje w porozumieniu z pracodawcą prawo do skorzystania z urlopu bezpłatnego oraz zwolnienia z całości lub części dnia pracy.
Inicjatywa pracodawcy a prawo do urlopu
Należy zaznaczyć, że zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracownik otrzymuje prawo do skorzystania z urlopu szkoleniowego jedynie w przypadkach, gdy podnoszenie kwalifikacji zawodowych nastąpiło:
- z inicjatywy pracodawcy albo
- za zgodą pracodawcy.
Wystąpienie już jednej z powyższych przesłanek upoważnia pracownika do skorzystania z urlopu szkoleniowego, przy czym należy zaznaczyć, że orzecznictwo jasno wskazuje, że przez zgodę pracodawcy należy rozumieć wyraźne zachowanie aprobujące podnoszenie kwalifikacji (np. zgoda na wcześniejsze opuszczenie zakładu pracy celem udziału w zajęciach na uczelni). Zgoda pracodawcy powinna być jednoznaczna, wyrażona w sposób niebudzący wątpliwości zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy.
Dodatkowe świadczenia
Pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, takie jak pokrycie opłat za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. To dodatkowe wsparcie może znacząco zmotywować pracowników do aktywnego uczestnictwa w szkoleniach i kursach.
Umowa szkoleniowa
Pracodawca ma prawo zawrzeć z pracownikiem umowę szkoleniową, w ramach której określi wzajemne prawa i obowiązki stron w związku z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika (nie mogą być one mniej korzystne niż te wynikające z Kodeksu pracy). Taki dokument ma na celu zabezpieczenie interesu pracodawcy, poprzez stworzenie zapisu zobowiązującego pracownika do pozostania w zakładzie pracy po zakończeniu podnoszenia kwalifikacji.
W przypadku, gdy pracownik nie podejmie lub przerwie podnoszenie kwalifikacji zawodowych, pracodawca może żądać proporcjonalnego zwrotu kosztów poniesionych na ten cel.
Urlop na przygotowanie się do obrony rozprawy doktorskiej
Nieco inaczej wygląda sytuacja studentów ostatniego roku szkoły doktorskiej (lub studiów doktoranckich), dla których zastosowania nie znajdują wyżej wymienione przepisy Kodeksu pracy, a Ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 742 z późn. zm.; dalej: PSWN).
Zgodnie z art. 196 PSWM, dla pracowników przygotowujących się do obrony rozprawy doktorskiej, przewidziane są następujące urlopy, należne w dni, które są dla pracownika jego dniami pracy:
- 28 dni na przygotowanie się do obrony rozprawy doktorskiej;
- zwolnienie z pracy na czas obrony rozprawy doktorskiej.
Za okres urlopu oraz zwolnienia od pracy pracownikowi przysługuje wynagrodzenie ustalane jak za urlop wypoczynkowy.
Warto również zaznaczyć, że w przypadku urlopu na przygotowanie się do obrony rozprawy doktorskiej, nie znajdują zastosowania przepisy Kodeksu pracy dotyczące inicjatywy i zgody pracodawcy co do podnoszenia kwalifikacji – prawo co do powyższego urlopu pracownik otrzymuje z samego tytułu przygotowań do obrony rozprawy doktorskiej, niezależnie od woli pracodawcy w tym zakresie.
Podsumowanie
Urlopy szkoleniowe to nie tylko obowiązek pracodawcy, ale także szansa na rozwijanie potencjału pracowników i zwiększanie konkurencyjności organizacji na rynku pracy. Zrozumienie przepisów regulujących udzielanie urlopów szkoleniowych pozwala pracodawcom efektywnie zarządzać personelem. Inwestycja w rozwój pracowników to inwestycja w przyszłość przedsiębiorstwa, która może przynieść wymierne korzyści dla wszystkich zaangażowanych stron.
Nasz Zespół z przyjemnością wspomoże Państwa zarówno w stworzeniu umowy szkoleniowej, jak i w realizacji sprawnej polityki podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników w Państwa organizacji.
Autorka:
Zofia Kwiatkowska, Asystentka radców prawnych
