Praca zdalna okazjonalna, czyli instytucja przewidziana nowelizacją Kodeksu pracy, uprawniająca pracowników do pracy zdalnej w wymiarze 24 dni w ciągu roku kalendarzowego, w praktyce cieszy się już teraz dużą popularnością, zwłaszcza wśród pracowników. Co na to pracodawcy?
Zalety pracy zdalnej „na pierwszy rzut oka”
Wydaje się, że popularność tej nowej instytucji wynika przede wszystkim z dwóch kwestii:
- pracownicy mogą złożyć wniosek o pracę zdalną okazjonalną niezależnie od tego, czy u pracodawcy obowiązuje praca zdalna;
- pracodawca nie jest zobowiązany do zapewnienia takiemu pracownikowi materiałów i narzędzi pracy czy pokrycia kosztów pracy zdalnej, w tym wypłaty ryczałtu.
Kiedy pracownik może złożyć wniosek o pracę zdalną okazjonalną?
Wbrew pozorom nie w każdej sytuacji złożenie przez pracownika wniosku o pracę zdalną okazjonalną będzie uzasadnione.
Co prawda przepisy wprost nie przewidują sytuacji, w których pracownik ma prawo złożyć taki wniosek, to jednak jak czytamy z uzasadnienia do nowelizacji:
- instytucja pracy zdalnej okazjonalnej znajdzie zastosowanie w sytuacjach szczególnych, incydentalnych;
- specyfiką tego rodzaju pracy zdalnej jest chęć odpowiedzi na uzasadnione potrzeby pracownika, podyktowane wyłącznie jego interesem i sytuacją osobistą.
Przykładem skorzystania przez pracownika z pracy zdalnej okazjonalnej będzie zatem:
- potrzeba opieki nad potrzebującym wsparcia członkiem rodziny;
- konieczność wyjazdu do innej miejscowości w celu załatwienia spraw osobistych.
Czy i kiedy pracodawca może odmówić pracy zdalnej okazjonalnej?
Pracodawca nie ma obowiązku uwzględnienia wniosku pracownika o pracę zdalną okazjonalną. Co więcej, odmowa uwzględnienia wniosku pracownika o pracę zdalną okazjonalną nie wymaga uzasadnienia.
Do wykonywania przez pracownika pracy zdalnej potrzebna jest zatem zgoda pracodawcy na złożony przez pracownika wniosek o pracę zdalną okazjonalną.
Znowelizowane przepisy Kodeksu pracy nie regulują natomiast w jakim terminie:
- pracownik może złożyć taki wniosek;
- pracodawca musi go rozpatrzyć;
co oznacza, że pomocne w tym zakresie może okazać się wewnętrzne uregulowanie tych kwestii przez pracodawców, w drodze procedur wewnątrzzakładowych.
Uprawnienie pracownika czy narzędzie do organizacji pracy?
Zasadne wydaje się jednak twierdzenie, iż z uwagi na zakaz dyskryminacji oraz szeroko rozumiany interes pracodawcy, praca zdalna okazjonalna powinna być traktowana z jednej strony jako uprawnienie pracownika, z drugiej zaś – jako benefit uzależniony od wyraźnej zgody pracodawcy.
Samowolna praca zdalna pracownika, świadczona bez zgody pracodawcy na złożony uprzednio wniosek pracownika, może być widziana jako naruszenie obowiązków pracowniczych, a w skrajnych wypadkach być przyczyną rozwiązania umowy o pracę, nawet – bez zachowania okresu wypowiedzenia.
Czy okazjonalna praca zdalna powinna być uregulowana przez pracodawcę?
Biorąc pod uwagę powyższe oraz fakt, że wyrażenie zgody na wniosek pracownika o pracę zdalną okazjonalną nadal zobowiązuje pracodawcę m.in. do:
- określenia procedur ochrony danych osobowych;
- sporządzenia informacji o bezpiecznych i higienicznych warunkach wykonywania pracy zdalnej;
- przygotowania odpowiedniego oświadczenia dla pracownika;
należy stwierdzić, że skorzystanie przez pracownika z pracy zdalnej okazjonalnej nie jest łatwe – i to zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika.
Pracodawca co prawda zwolniony jest z części obowiązków dotyczących pracy zdalnej, nadal jednak czeka na niego szereg dokumentów do wdrożenia.
Z tego względu zasadne jest, by mimo braku obowiązku ustalania zasad wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej, doprecyzować szczegóły jej wykonywania, choćby w regulaminie pracy zdalnej.
Nasza rekomendacja
Praca zdalna okazjonalna, choć już teraz dla wielu pracowników i pracodawców brzmi zachęcająco, otwiera kolejny temat do dyskusji. Jak liczyć 24 dni? Czy pula dni przechodzi wraz z pracownikiem do kolejnego pracodawcy?
Z jednej strony, to rozwiązane wprowadzane doraźnie, dla pracowników, których pracodawcy nie wdrożyli pracy zdalnej całkowitej lub hybrydowej – wychodzące naprzeciw oczekiwaniom pracowników w wyjątkowych sytuacjach. Z drugiej strony obligujące pracodawców, wyrażających zgodę na tę formę pracy, do sporządzania szeregu dokumentów.
Z tego względu naszą rekomendacją jest uregulowanie pracy zdalnej, w tym zasad jej wykonywania na przykład w regulaminie pracy. Pozwoli to pracodawcom uniknąć chaosu organizacyjnego, ułatwi komunikację z pracownikami oraz zapewni jednolitość zasad. Już teraz zachęcamy do kontaktu – chętnie pomożemy Państwu przejść przez proces wdrożeniowy.
Autorka:
Paula Staszak-Urbańska, LL.M., Aplikantka radcowska
