Styczeń to ważny miesiąc dla pracodawców pod kątem wdrożenia w organizacji zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty są co do zasady zobowiązani do tworzenia funduszu.
Ponadto 31 stycznia to najpóźniejszy termin na przekazanie pracownikom ewentualnej informacji o nietworzeniu funduszu i niewypłacaniu świadczenia urlopowego dla pracodawców zatrudniających mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, którzy nie są objęci układem zbiorowym pracy oraz nie są zobowiązani do wprowadzania w organizacji regulaminu wynagradzania.
Kto jest zobowiązany do tworzenia ZFŚS?
Do tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) zobowiązani są pracodawcy:
- prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych bez względu na liczbę pracowników;
- zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty;
- zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty – na wniosek zakładowej organizacji związkowej.
Środki finansowe funduszu gromadzone są na osobnym rachunku bankowym celem wsparcia socjalnego uprawnionych pracowników i innych osób.
Dla kogo środki z ZFŚS?
Zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych osobami uprawnionymi do korzystania z funduszu są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści (byli pracownicy) i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał, w regulaminie prawo korzystania ze świadczeń. Oznacza to, że pracodawca może rozszerzyć krąg osób uprawnionych o np. osoby zatrudnione w oparciu o umowy cywilnoprawne.
Na co mogą być wydawane środki funduszu?
Środki funduszu mogą zostać przeznaczone w szczególności na różne formy wypoczynku, działalność kulturalno-oświatową, sportowo-rekreacyjną, opiekę nad dziećmi lub udzielanie pomocy materialnej.
Kryterium socjalne
Co do zasady wysokość przyznawanego świadczenia powinna być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS. Funkcją tej instytucji jest łagodzenie różnic w poziomie życia pracowników i ich rodzin, a tym samym im gorsza jest sytuacja finansowa osoby uprawnionej, tym wyższe powinno być świadczenie. Najczęściej stosowanym kryterium jest w tym zakresie dochód przypadający na członka rodziny.
Pracodawca może ze środków funduszu zaspokajać również zbiorowe potrzeby pracowników, organizując imprezy sportowe, wycieczki czy pikniki. Taki przejaw aktywności, stanowiący rodzaj rekreacji czy działalności kulturalnej, może mieścić się w pojęciu działalności socjalnej pracodawcy, a w takim przypadku korzystanie z niego nie musi być uzależnione od kryterium socjalnego.
Ważna jest jednak indywidualna ocena każdego przedsięwzięcia i jednoczesne zadbanie o odpowiednie zapisy regulaminu świadczeń socjalnych. Z funduszu nie powinny być finansowane np. szkolenia pracowników podnoszące ich kwalifikacje oraz koszty wynagrodzeń i nagród dla pracowników.
Administrator funduszu
Pracodawca pełni rolę administratora funduszu. Do jego zadań należy m.in. zapewnienie obsługi technicznej, kadrowej i finansowej niezbędnej do prawidłowego funkcjonowania ZFŚS.
Odpowiedzialność za przestrzeganie przepisów w zakresie funkcjonowania funduszu ponosi pracodawca lub osoba odpowiedzialna działająca w imieniu pracodawcy.
ZFŚS jednak nie dla każdego
Obecnie pracodawcy chcąc zachęcić kandydatów do pracy, a także zatrzymać dotychczasowych pracowników, oferują szereg benefitów pracowniczych. W tym zakresie niewątpliwą zaletą wprowadzenia takich benefitów w formie ZFŚS jest możliwość korzystania ze zwolnień składkowych i podatkowych.
Cześć pracodawców nie decyduje się jednak na wdrożenie tego rozwiązania. Najczęstszym powodem są trudności w rozliczeniach, zagmatwane procedury, a także brak możliwości finansowania niektórych istotnych dla pracowników lub pracodawcy aspektów.
Warto w tym zakresie pamiętać, że pracodawca zatrudniający więcej niż 50 pracowników może zrezygnować z ZFŚS pod warunkiem dopełnienia w tym zakresie wszelkich niezbędnych formalności.
W przypadku pytań lub wątpliwości związanych z powyższym tematem zachęcamy do kontaktu z naszą kancelarią, która zajmuje się tematami z obszaru prawa pracy, w tym kwestiami związanymi z ZFŚS.
Autorka:
Maria Aleksiejak, Aplikantka radcowska (PL)