Możliwość kontroli położenia pojazdu staje się standardowym elementem wyposażenia nowszych modeli samochodów. Nowoczesne systemy zapewniają nie tylko możliwość sprawnego odnalezienia pojazdu na wypadek jego kradzieży, ale również bieżącego monitorowania jego parametrów – takich jak poziom paliwa czy ciśnienia w oponach. Nie dziwi zatem, że kwestia ta interesuje również wielu pracodawców, którzy chcąc zoptymalizować koszty, zwiększyć efektywność operacyjną czy zapewnić bezpieczeństwo swoich pracowników w podróży, decydują się na montowanie nowoczesnych systemów kontrolujących położenie w pojazdach służbowych.
Jednak kontrola firmowych samochodów wiąże się także z pewnymi wyzwaniami prawnymi, zwłaszcza w kontekście ochrony prywatności pracowników. Jak zatem monitorować pojazdy w sposób zgodny z przepisami i jednocześnie nie naruszać praw pracowników?
Kontrola położenia pojazdu służbowego – istota i cel
Monitoring pojazdów służbowych za pomocą systemów GPS jest najczęściej wprowadzany w organizacjach w celu optymalizacji tras, kontrolowania wydatków oraz zapewnienia efektywności, transparentności i bezpieczeństwa pracowników podczas realizacji obowiązków służbowych. Pracodawcy korzystają z takich rozwiązań, aby mieć pewność, że ich zasoby są wykorzystywane zgodnie z przeznaczeniem, co jest uzasadnione z punktu widzenia zarządzania przedsiębiorstwem.
Kontrola położenia pojazdów służbowych rodzi pytanie o dopuszczalność ingerencji w sferę prywatności pracownika. Zgodnie z art. 47 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. 1997 Nr 78, poz. 483) każdemu człowiekowi przysługuje prawo do ochrony jego życia prywatnego. W związku z powyższym, rolą pracodawcy jest, aby zakres monitoringu pracownika nie naruszył jego dóbr osobistych.
Monitoring pojazdu w godzinach pracy – stanowisko Europejskiego Trybunału Praw Człowieka
Europejski Trybunał Praw Człowieka (dalej: ,,ETPC”) w wyroku z 13.12.2022 r. w sprawie o sygnaturze akt 26968/16 odniósł się do kwestii ingerencji w życie prywatne pracownika poprzez rejestrację geolokalizacji pojazdu służbowego, którym się przemieszcza. Pracownik, będący obywatelem Portugalii, został zwolniony z pracy na podstawie danych uzyskanych przez pracodawcę z urządzenia GPS, umieszczonego w samochodzie służbowym. Pracownik nie zgodził się z krajowym wyrokiem, utrzymującym w mocy wypowiedzenie stosunku pracy, wobec czego skierował skargę do ETPC, podnosząc naruszenie art. 8 Konwencji o Ochronie Praw Człowieka i Podstawowych Wolności sporządzonej w Rzymie 4 listopada 1950 r., zmienionej następnie Protokołami nr 3, 5 i 8 oraz uzupełnioną Protokołem nr 2 (Dz. U. z 1993 r. Nr 61, poz. 284 z późn. zm.), który podobnie jak art. 47 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej odnosi się do poszanowania życia prywatnego i rodzinnego każdego człowieka.
W przedstawionej sprawie, zgodnie z polityką pracodawcy, pojazdy służbowe były wyposażone w urządzenia kontrolujące ich położenie, a pracownicy mieli możliwość korzystania z samochodów zarówno w godzinach pracy, jak i do celów prywatnych. W związku z wykryciem przez pracodawcę manipulacji w urządzeniu GPS, które fałszywie rejestrowało czas pracy pracownika w czasie korzystania z samochodu w celach służbowych, z pracownikiem rozwiązano umowę o pracę w trybie dyscyplinarnym.
Co ciekawe, ETPC nie przychylił się do twierdzeń pracownika, uznając, że dokonywanie kontroli geolokalizacji pojazdu służbowego wykorzystywanego w celach służbowych to ingerencja w prawo do poszanowania prywatności pracownika, ale legalna, proporcjonalna i uzasadniona, a co za tym idzie – nienaruszająca praw podstawowych przewidzianych w Konwencji.
Trybunał zwrócił również uwagę na fakt, że legalność kontroli położenia pojazdu służbowego zależy w dużej mierze od uprzedniego poinformowania pracownika na piśmie o tym fakcie. Kontrola pracownika w takim zakresie realizuje bowiem uprawnione interesy pracodawcy, ponieważ ma na celu weryfikację sposobu użytkowania samochodu służbowego przez pracownika w kontekście jego obowiązków zawodowych.
Monitoring lokalizacji pojazdu służbowego wykorzystywanego do celów prywatnych
Sytuacja staje się znacznie bardziej złożona, gdy pracownik za zgodą pracodawcy korzysta z pojazdu służbowego poza godzinami pracy, w celach prywatnych.
Niestety brak jest przepisów czy orzeczeń, które jednoznacznie odnoszą się do zagadnienia wyłączania lokalizatora GPS w pojeździe służbowym po zakończeniu wykonywania obowiązków zawodowych przez pracownika, co powoduje trudności interpretacyjne zarówno dla pracodawców, jak i dla pracowników. ETPC w wymienionym powyżej wyroku daje jednak drobną wskazówkę dla pracodawców, podnosząc, że dane z geolokalizatora są pozyskiwane i wykorzystywane legalnie jedynie w tym zakresie, w jakim dotyczą przemieszczania się pojazdu i monitorowania aktywności zawodowej pracownika (jak w omawianej sprawie), a nie – na przykład – do kontroli wydajności lub życia prywatnego pracownika. Tak skonstruowane twierdzenie zdaje się nie wyłączać jednoznacznie możliwości monitorowania położenia pojazdu użytkowanego przez pracownika w jego czasie prywatnym, choć nasuwa pewien kierunek interpretacyjny.
W naszej opinii monitorowanie przez pracodawców geolokalizacji powinno ograniczać się wyłącznie do jazd służbowych pracownika. W przypadku wykorzystywania pojazdu do celów prywatnych, pracownik powinien mieć zapewnioną swobodę, bez nadzoru ze strony pracodawcy, jak choćby poprzez możliwość wyłączenia lokalizatora.
Podsumowanie
Kontrola położenia pojazdów służbowych wykorzystywanych do jazd służbowych jest dozwolona, o ile prowadzona jest w sposób proporcjonalny, przejrzysty i zgodny z prawem. Pracodawcy powinni podejść do tego zagadnienia z rozwagą, tak aby z jednej strony realizować swoje uprawnienia do kontroli i ochrony interesów pracodawcy, a z drugiej – szanować prywatność swoich pracowników.
Nasz Zespół Prawa Pracy z chęcią wspomoże Państwa w stworzeniu odpowiedniej polityki dotyczącej monitorowania pojazdów służbowych.
Autorka:
Zofia Kwiatkowska, Prawniczka